Projekte leicht gemacht – Projektmanagement-Podcast für pragmatische Macher

Ein produktives und eingespieltes Team zu erschaffen, war noch nie leicht und wird auch nie leicht sein. Arbeiten deine Mitarbeiter an mehreren Orten, wird die Arbeit nicht einfacher – doch sie ist machbar! Mit dem Setzen auf passende Mitarbeiter über klare Prozesse bis hin zu einer gemeinsamen Vision: Mit den Tipps in dieser Episode kommst du einem hochproduktiven virtuellen Team deutlich näher.

Virtuelle Teams gehören zu einer der größten Herausforderung für Projektmanager. Von schwieriger Kommunikation über fehlendes Vertrauen bis hin zu unterschiedlichen Zeitzonen: In dieser Episode gehen wir auf 10 typische Herausforderungen in virtuellen Teams ein. Hör rein!

Das SCARF-Modell stammt aus der Neurowissenschaft und wurde 2008 von David Rock entwickelt. Es betrachtet 5 Faktoren, die Auswirkungen auf unser Verhalten haben: Status, Certainty, Autonomy, Relatedness und Fairness. In dieser Episode erfährst du, welche Bedeutung SCARF besonders für Projektmanager hat.

Das Hotel ist gebucht, die Koffer sind gepackt, die Vorfreude steigt – Urlaub steht vor der Tür! Aber … Moment … war da nicht noch was? Dein Projekt lässt sich nicht für zwei Wochen einfrieren: Aufgaben werden erledigt, Anfragen werden gestellt werden – auch ohne dich. Was du für die perfekte Urlaubsübergabe tun musst, damit während deiner Abwesenheit nicht alles im Chaos versinkt, erfährst du in dieser Episode!

Falls du schon einmal mit Personal Kanban zu tun hattest oder die vorige Episode angehört hast, dann hast du sicher unterschiedliche Personal-Kanban-Boards vor Augen. Hast du dich schon einmal gefragt, welche Form die richtige ist? Welche Spalten sinnvoll sind und welche nur Ballast? Die Antwort ist simpel: Es gibt kein Richtig oder Falsch, aber jede Menge Optionen, die du ausprobieren kannst. Hör rein!

Personal Kanban ist ein visuelles Zeit- oder Projektmanagementsystem, das aus dem Optimierungsgedanken des „Lean Manufacturing“ von Toyota hervorgegangen ist. Es basiert auf zwei Grundsätzen: der Visualisierung von Arbeit/Aufgaben Limitierung der parallelen Arbeit („Work in Progress“). Du willst wissen, wie du mit Personal Kanban produktiver wirst, besser priorisieren kannst und dich weniger verzettelst? Dann hör rein!

To-do-Listen können funktionieren – immerhin arbeiten viele Menschen erfolgreich damit. Sie haben jedoch auch eine Menge Nachteile. Von Aufgabenschwemmen, kniffligem Fälligkeitsdatum, über das Priorisieren bis hin zur allgemeiner Unzufriedenheit: In dieser Episode erfährst du, warum To-do-Listen oft zu Frust führen.

Läuft dir auch ein eisiger Schauer beim Gedanken an Konfliktgespräche über den Rücken? Herzlichen Glückwunsch: Du bist nicht allein! Ob akute Eskalation oder schwelende Unzufriedenheit: Kaum jemand freut sich auf das Gespräch mit Teammitgliedern oder Vorgesetzten. Die gute Nachricht: Mit dem richtigen Mindset und ein paar einfachen Kommunikationsmethoden schaffst du nicht nur eine positive Atmosphäre, sondern gehst die Konfliktlösung auch konstruktiv an. Neugierig? Dann hör rein!

Klassisch oder agil – zwei Methodiken im Projektmanagement, wie sie unterschiedlicher nicht sein könnten: Sicher, jeder Projektleiter möchte sein Projekt zum Erfolg führen, doch die Grundideen und das Vorgehen der beiden Ansätze scheinen komplett gegensätzlich. Im vierten Artikel dieser Serie werden klassisches und agiles Projektmanagement nach der Größe der Aufgabenblöcke, der Fortschrittsmessung, der Wichtigkeit von Dokumenten und dem Overhead unterschieden.

Klassisch oder agil – zwei Methodiken im Projektmanagement, wie sie unterschiedlicher nicht sein könnten: Sicher, jeder Projektleiter möchte sein Projekt zum Erfolg führen, doch die Grundideen und das Vorgehen der beiden Ansätze scheinen komplett gegensätzlich. Im dritten Artikel dieser Serie werden klassisches und agiles Projektmanagement nach der Vorgehensart, dem Umgang mit Änderungen und dem Umgang mit Annahmen unterschieden. Hör rein!

Klassisch oder agil – zwei Methodiken im Projektmanagement, wie sie unterschiedlicher nicht sein könnten: Sicher, jeder Projektleiter möchte sein Projekt zum Erfolg führen, doch die Grundideen und das Vorgehen der beiden Ansätze scheinen komplett gegensätzlich. Im zweiten Artikel dieser Serie werden klassisches und agiles Projektmanagement nach der Veränderlichkeit des Ergebnisses, dem Zeitpunkt von Entscheidungen sowie der Veränderlichkeit der Anforderungen unterschieden. Hör rein!

Klassisch oder agil – zwei Methodiken im Projektmanagement, wie sie unterschiedlicher nicht sein könnten: Sicher, jeder Projektleiter möchte sein Projekt zum Erfolg führen, doch die Grundideen und das Vorgehen der beiden Ansätze scheinen komplett gegensätzlich. Im ersten Artikel dieser Serie werden klassisches und agiles Projektmanagement nach dem Zeitpunkt von Feedback, Innovationsgrad und sequenzieller vs. interaktiver Entwicklung unterschieden. Hör rein!

Wasserfall, Scrum, Kanban, Lean oder Design Thinking: Welche Projektmanagement-Methode eignet sich für dein Projekt? Gleich vorab: Die Frage ist nicht eindeutig zu beantworten, auch wenn die Stacey-Matrix oft als Hilfsmittel zur Entscheidungsfindung eingesetzt wird. Diese Episode gibt einen Überblick über Herkunft, heutige Deutung und Kritik zur Stacey-Matrix. Hör rein!

PDCA ist nicht nur eine grundlegende Methode im Qualitätsmanagement, sondern auch eine Denkweise, die dir in allen Projekt- und Lebenssituationen weiterhilft. Warum? Weil sie einen logischen Prozess beschreibt, wenn du Neues entwickeln oder Bestehendes verbessern möchtest. Klingt zu abstrakt? Dann hör in die Episode rein – wir haben ein anschauliches Beispiel für den PDCA-Zyklus vorbereitet.

Jeder Projektmanager ist automatisch auch Qualitätsmanager. Glaubst du nicht? Ist aber so! In dieser Episode erfährst du, was Qualität ist, welche Rolle Qualitätsmanagement im Projekt spielt und warum du als pragmatischer Projektmanager QM betreibst, auch ohne es als eigenständige Disziplin zu betrachten.

Der Arbeitstag ist rum, und du hast keine Ahnung, was du eigentlich die letzten Stunden getrieben hast? Vielleicht wolltest du mit einem Lieferanten telefonieren, mit zwei Mitarbeitern sprechen und einen Bericht schreiben. Beim Lieferanten war besetzt, einer der Mitarbeiter hat sich krank gemeldet, und irgendwie hat die Berichtsvorlage ein Formatierungsproblem, das erst gelöst werden musste. Klar: Pläne werden oft sabotiert, und nicht immer klappt alles wie gewünscht. Aufmerksam solltest du allerdings dann werden, wenn du dich regelmäßig am Abend fragst, wo deine Zeit geblieben ist. Du fühlst dich ertappt? Dann erfährst du in dieser Episode mehr über die 5 schlimmsten Zeitdiebe, die auch deinen Tag sabotieren können.

Unternehmens vorgesehen ist, fällt dieses wichtige Thema schnell unter den Tisch. Die Folge: Risiken können eintreten und deinem Projekt schaden, obwohl du hättest vorsorgen können. Eine einfache Methode zur Überwachung der wichtigsten Risiken ist das Top-10-Risiko-Tracking, das (oh Wunder!) die 10 wichtigsten Risiken näher betrachtet. Neugierig? Dann hör rein!

Stell dir folgendes vor: Dein Projekt ist genehmigt, und du sollst es spontan vor der restlichen Belegschaft vorstellen. Wie machst du das? Schnappst du dir deinen Projektantrag und liest ihn vor versammelten Mannschaft vor? Hmm … vielleicht keine so gute Idee. Oder erstellst du in Windeseile eine PowerPoint-Präsentation und wirfst ein paar Folien an die Wand? Schon viel besser. Ooooder (und das ist unser Tipp!) du nimmst dir ein ganz anderes Werkzeug zur Hand: Vorhang auf – das Projekt-Canvas! In dieser Episode stellen wir dir 6 verschiedene Varianten vor. Reinhören lohnt sich!

Neuer Job, ja oder nein? Ist der teure Karibik-Urlaub eine gute Idee? Oder sollte die mehrjährige Weiterbildung begonnen werden? Kaum eine Methode wird so gern für Entscheidungen genutzt wie eine Pro- und Contra-Liste. Aber was, wenn eine Seite deutlich länger als die andere ist und das Bauchgefühl sich nicht so recht wohl fühlt? Dann kannst du die Benjamin-Franklin-Methode nutzen, um die Pro- und Contra-Liste zu erweitern. Neugierig, wie das funktioniert? Dann hör rein!

Kekskrümel in der Tastatur, den Locher findest du unter dem Schreibtisch und der Lieblings-Kugelschreiber ist mal wieder verschwunden? Es ist höchste Zeit, dem Chaos den Kampf anzusagen. Die 5S-Methode bewährte sich nicht nur in Produktionsumgebungen, sondern auch an Schreibtisch-Arbeitsplätzen. Etwas mehr Ordnung für freie Gedanken und höhere Produktivität gefällig? Dann hör rein!

Ungenaue Projektdefinition, zu späte Einbindung der Endnutzer und schwache Projektleiter: Das sind nur 3 der 10 typischsten Gründe, warum Projektumfänge schleichend und unangenehm ausufern. Du willst die restlichen 7 auch kennenlernen und die passenden Lösungen dazu wissen? Dann hör rein!

Kennst du solche Projekte, die auf wundersame Weise immer größer werden? Selbst wenn es zu Beginn eine Vorstellung vom Projektumfang gab – irgendwann gesellen sich immer neue Anforderungen dazu, die doch "eindeutig dazugehören". Schleichend und unbemerkt werden solche Projekte teurer und aufwändiger – bis schließlich komplett der Überblick verloren geht. Warum passiert sowas? Genau darum geht es in dieser Episode.

Wie formst du einen kegelförmigen Eisblock zu einem Würfel? Klar: Du könntest eine Axt nehmen und das Eis so abschlagen, dass ein Würfel entsteht. Dabei würde aber jede Menge unnötiger Schaden entstehen. Wie wäre es mit auftauen und in der korrekten Form einfrieren? Diesem Ansatz folgt das 3-Phasen-Modell nach Lewin, das typische Mechanismen in Veränderungsprozessen sehr schön beschreibt.

Wie wirst du zu einem besseren Manager, indem du gemütlich herumläufst? Laut "Management by Walking Around" ist genau das möglich. In dieser Episode erfährst du alles über die Vorteile, erhältst du Praxistipps und erfährst, warum es im Projektmanagement besonders nötig ist. Hör rein!

Von einem Projekt ins nächste? Das ist der Alltag eines Projektmanagers. Ein sauberer Projektabschluss wird meist vernachlässigt. Woran das liegt? Vielleicht an dringenden nächsten Projekten, fehlender Lust auf Bürokratie oder schlichtweg fehlenden Prozessen. Unabhängig vom Grund verursacht ein fehlender formaler Projektabschluss jede Menge Probleme – und genau auf dies solltest du ein Auge haben. Hör rein!

Konflikte mag wohl kaum jemand. Wobei … es mag diese besonderen Gesellen geben, die keiner Konfrontation aus dem Weg gehen. Doch stell dir vor, in deinem Team bilden sich zwei Fronten: Die Stimmung ist durchwachsen, sowohl deine eigene Arbeit als auch der Projekterfolg stehen auf dem Spiel. Wie würdest du reagieren? Welcher Konflikttyp bist du?

Du kennst das sicher auch: In einem Meeting möchtest du zum Beispiel über das Marketingkonzept oder über eine Versuchsanordnung im Labor sprechen. Du hast dir einen groben Fahrplan für die Sitzung zurechtgelegt und dich gut vorbereitet. Aber dann kommt womöglich der Müller aus der Qualitätssicherung und schiebt eine Diskussion über einen neuen Prozess an, der berücksichtigt werden muss. Oder Frau Meier muss unbedingt eine aktuelle Studie über das Konsumentenverhalten auswerten. Ehe du dich versiehst, entspinnen sich Seitendiskussionen, die unweigerlich vom Hauptthema ablenken. Und was ist am Ende passiert? Das eigentliche Ziel des Meetings wurde verfehlt, weil sich alle haben ablenken lassen. Muss das so sein? Rein gar nicht: Um Meetings effektiv zu steuern, gibt es unzählige Hilfsmittel. Ein besonders einfaches lernst du in diesem Artikel kennen: den Themenspeicher.

Mal ehrlich: Beschäftigst du dich gern mit Risiken und Problemen im Projekt? Vermutlich nicht – wird damit der Fokus doch selten auf Positives gelenkt. Doch ein Projektleiter würde fahrlässig handeln, wenn er die „unschönen“ Themen in eine Ecke kehrt und hofft, der Reinigungsdienst würde sich der Flusen schon annehmen. Falls es dir schwer fällt, Bedrohungen für dein Projekt regelmäßig zu betrachten, dann könnte ein RAID-Log etwas für dich sein!

Bist du auch manchmal erstaunt, wie viel du schaffst, wenn du unter Druck gerätst? Wenn die Deadline drängt und noch massenhaft Aufgaben erledigt werden müssen? Genau diesem Ansatz folgt Timeboxing. Wie das funktioniert, erfährst du in dieser Episode – hör rein!

Du kommst entspannt aus dem Urlaub zurück. Beim ersten Blick in deine E-Mails fühlst du dich überwältigt. Wie sollst du mit dieser E-Mail-Flut umgehen, die sich in den zwei Wochen angesammelt hat? Das muss nicht sein. Denn der Prozess zum leeren Posteingang kann sehr zügig gehen, wenn du einige Dinge dabei beachtest.

Projektorganisation? Hat das was mit Organigrammen zu tun? Genau. Diese Episode beschreibt jedoch nicht den Aufbau einer solchen Baumstruktur, sondern beschäftigt sich mit der Frage, wie ein Projekt in das Unternehmen eingebunden sein kann – und welche Auswirkungen es für dich als Projektleiter hat.

Kennst du das auch? Du nimmst dir für den Tag eine Menge vor, und schwupps! – ehe du dich versiehst, steht der Kollege in der Tür und ruft zum Mittag. Das muss doch besser gehen!

Willst du ein erfolgreicher Projektmanager sein? Bestimmt, sonst würde dich unseren Podcast sicher nicht interessieren. Umso wichtiger ist es im stressigen Projektalltag, eine Art Checkliste zur Hand zu haben: Welche Dinge solltest du täglich im Blick behalten? Die Antwort erfährst du in dieser Episode!

BCG-Analyse, BCG-Matrix, Boston-Matrix bekannt, Marktanteils- und Marktwachstumsanalyse oder Vier-Felder-Matrix genutzt: Alternative Bezeichnungen für die Portfolioanalyse gibt es viele. Das Tool aus dem strategischen Management kann auch in Projekten sinnvoll eingesetzt werden. Wie das geht, erfährst du in dieser Episode!

Was vom Wortlaut her nicht sonderlich attraktiv klingt, entpuppt sich bei genauerem Hinsehen als praktische Methode im Projektmanagement, um Einflussfaktoren auf das Projekt zu erkennen und Risiken zu identifizieren. Du willst wissen, wie genau das funktioniert? Dann hör rein!

Risikomanagement: Nicht gerade ein Lieblingsthema für viele Projektmanager. Heißt das, es kann vernachlässigt werden? Im Gegenteil! In dieser Episode dreht sich alles um Risiken und den gesamten Prozess des Risikomanagements.

Hast du dich schon immer mal gefragt, wie die Zukunft eines Projektmanagers aussehen könnte? Wir schauen gar nicht allzu weit nach vorn, sondern ins Jahr 2030 (geht schneller als man denkt!). Herausgekommen ist eine unterhaltsame und Betrachtung eines typischen Arbeitstages eines Projektleiters – hör rein!

Definitionen und Begriffe – muss auch mal sein. Falls du dich schon immer gefragt hast, was der Unterschied zwischen einem Projekt und einem Programm ist – in dieser Episode erhältst du die Antwort.

Stakeholder sind keine Steakholder – aber was sind sie dann? Und wie läuft so eine Stakeholderanalyse ab? In dieser Episode wagen wir einen Rundumschlag und geben einen Überblick über die so wichtige PM-Methode.

Wünschen wir uns nicht alle motivierte Mitarbeiter? Leute, die an einem Strang ziehen und das Projekt voranbringen? Klar – schaden kann das jedenfalls nicht! Umso wichtiger ist es für Projektleiter, sich mit Mitarbeitermotivation auseinanderzusetzen. In dieser Episode betrachten wir eines der am weitesten verbreiteten Modelle zur Darstellung menschlicher Bedürfnisse und Motivationen.

In dieser Episode dreht sich alles um die Vorteile von Excel im Projektmanagement – wenn man es denn richtig angeht. Hör rein!

Excel im Projektmanagement? Kann funktionieren – oder auch nicht. Excel ist vermutlich das am meisten verbreitete Projektmanagement-Tool überhaupt. Aber ist das eine gute Idee? Wird die Tabellenkalkulation nicht falsch eingesetzt? Genau auf solche Fragen gehen wir in dieser Podcast-Episode ein.

Stell dir vor, du musst ein Thema analysieren und herausfinden, warum es einfach nicht in die Gänge kommen will. Liegt es vielleicht an hemmenden Faktoren, die noch niemand betrachtet hat? Die Kraftfeldanalyse kann helfen, auf einfache Art Übersicht zu schaffen. Hör rein!

Verhandlungen haben im Projektmanagement nichts verloren? Weit gefehlt! Hör in diese Folge rein und finde heraus, welche Art von Verhandlungen auftreten können und wie du am besten zu einer Win-Win-Situation für alle Beteiligten kommst.

Spannende Frage: Wie ist ein optimales Team zusammengesetzt? Welche Kompetenzen, Persönlichkeitsmerkmale und Erfahrungen sind wichtig? In dieser Folge findest du die Antwort!

Die Methode der Sechs Denkhüte nach De Bono ist eine Kreativitätsmethode, mit der ein Thema aus unterschiedlichen Blickwinkeln im Team betrachtet werden kann. Der Trick: Jeder der sechs Hüte repräsentiert mit seiner Farbe eine bestimmte Denkweise – von emotionalem, optimistischen bis hin zu kritischem Denken. Wie das genau funktioniert, erfährst du in dieser Folge!

Neu im Projektmanagement? Hör in die aktuelle Folge rein und überlege, ob auch du anfällig für einen dieser fünf typischen Fehler bist. Du bist schon erfahren? Auch du solltest vorsichtig sein: Besonders unter Stress fallen immer mal wieder wichtige Themen unter den Tisch.

Nur vier Felder – massig Möglichkeiten: Eine Vier-Felder-Matrix kannst du in Projekten für unterschiedlichste Themengebiete einsetzen. Warum? Um komplexe Sachverhalten übersichtlich darzustellen. Wie das geht, erfährst du in dieser Folge – hör rein!

Welches PM-Tool ist preiswert, kann von jedem bedient werden und gibts in jedem Schweibwarenladen? Richtig: Kleine Klebezettel können die Welt (oder zumindest das Projekt) verändern. Wie du diese kleinen Helferlein in deinem Projekt einsetzen kannst, das erfährst du in der aktuellen Folge. Hör rein!

Qualitäts-, Termin- oder Kostenziele gibt es in jedem Projekt. Aber welche sind die wichtigsten? Wie entscheidest du in kniffligen Situationen, welchen du den Vorrang gibst? Die MoSCow-Methode hilft beim Priorisieren – hör rein!