Audio is streamed directly from the publisher (feeds.soundcloud.com) as published in their RSS feed. Play Podcasts does not host this file. Rights-holders can request removal through the copyright & takedown page.
Show Notes
Jeśli mielibyśmy robić tylko jedno wydarzenie scrumowe w zespole, robilibyśmy Retrospektywę. W tym materiale definiujemy, czym jest porządna retrospektywa Sprintu i jak może wyglądać jej właściwa struktura oraz przestrzegamy przed kilkoma niedociągnięciami, jakie często spotykamy.
Jednym z wydarzeń Scruma jest Retrospektywa Sprintu. Ma ona ogromne znaczenie dla pracy Zespołu Scrumowego, a to, jak poważnie do niej zespół podchodzi wpływa na proces usprawniania ich pracy.
Spis treści
Czym jest Retrospektywa Sprintu?
Retrospektywa Sprintu jako praktyka ma swoje korzenie w ostatniej z „Zasad stojących za Manifestem Zwinnego Wytwarzania Oprogramowania”, mówiącej o tym, że zespoły w trybie ciągłym usprawniają swój proces pracy.
Retrospektywa Sprintu – definicja
Retrospektywa Sprintu jest regularną okazją dla Zespołu Scrumowego do porozmawiania na temat tego, jak może usprawnić on swój proces pracy we wszystkich możliwych aspektach. Istotne jest też to, by usprawnianie pracy realizować jako zespół profesjonalistów, którzy wspólnie odpowiadają za dostarczanie wartości biznesowej w jak najbardziej efektywny sposób. Dobry Zespół Scrumowy ciągle poszukuje coraz lepszych sposobów swojej pracy, ciągle się uczy i próbuje usprawniać swoje procesy.
Definiując Retrospektywę Sprintu z perspektywy Scruma warto podkreślić, że jest to wydarzenie, które następuje po każdym Przeglądzie Sprintu i kończy cały Sprint. Cały Zespół Scrumowy (Developerzy, Scrum Master i Product Owner) rozmawiają o tym, jakie są możliwe usprawnienia, wnioskując na bazie wykonanego Przyrostu i zakończonego Sprintu. Poprzez retro Zespół dokonuje inspekcji i adaptacji procesu swojej pracy.
Kiedy i jak często odbywa się Retrospektywa Sprintu?
Bardzo istotne jest to, by podkreślić moment przeprowadzania retro. Retrospektywa Sprintu powinna kończyć każdy Sprint. Jednym z popularnych antywzorców jest pomijanie tego wydarzenia i płynne przejście od przeglądu poprzedniego Sprintu do planowania kolejnego Sprintu. Dzieje się tak, zwłaszcza gdy Zespół skupia się na przeglądaniu zadań w Backlogu Sprintu i spontanicznie zaczyna rozmawiać (ze sobą lub z interesariuszami) o kolejnych możliwych zmianach w produkcie. Oczywiście taka płynność w dyskusji po Sprincie nie przekreśla wdrożenia nowych usprawnień, jednak rekomendujemy domknięcie jednego Sprintu przed rozpoczęciem planowania kolejnego i rozdzielenie tych aktywności wyraźnie zaznaczonym spotkaniem usprawnieniowym. Dzięki temu Zespół nie pominie refleksji nad tym, które aspekty pracy chce usprawnić lub jakie eksperymenty rozpocząć. Retrospektywa Sprintu powinna się odbyć przed Planowaniem kolejnego Sprintu, ponieważ wyniki ustaleń (decyzje lub działania usprawnieniowe) mogą mieć duży wpływ na plan kolejnego Sprintu.
Przedostatnia wersja Scrum Guide (przed aktualizacją Scruma z 2020) bardzo wprost rekomendowała, by z każdej Retrospektywy wynikało przynajmniej jedno usprawnienie. W wielu przypadkach może to oznaczać pracę do wykonania, którą należy umieścić w planie kolejnego Sprintu.
Czy można działać Scrumem bez Retrospektywy Sprintu?
Jeśli sami mielibyśmy wybrać tylko jedno wydarzenie w Scrumie, które możemy przeprowadzić, to byłaby to właśnie Retrospektywa Sprintu. Uważamy, że bez przeprowadzenia procesu usprawniania pracy Zespołu Scrumowego straci jeden z fundamentów zwinności. W takiej sytuacji istnieje zagrożenie, że zespół będzie działać miesiącami, a nawet latami bez żadnych ulepszeń, powtarzając te same błędy i tracąc okazję do zmian.
Widzieliśmy sporo zespołów, które próbowały wybierać niektóre elementy Scruma. Zdecydowanie możemy powiedzieć, że jeśli zespół tworzy regularnie Przyrost i organizuje sobie Retrospektywę po zrealizowaniu tego przyrostu, istnieje duża szansa, że cała reszta Scruma wyłoni się mu automatycznie.
Jak przeprowadzić porządną Retrospektywę Sprintu?
Co ma wpływ na skuteczne przeprowadzenie Retrospektywy? Co zrobić, aby Zespół chciał uczestniczyć w tych spotkaniach i aktywnie brał w nich udział, wierząc w ich sens i zasadność?
Struktura Retrospektywy Sprintu
Przede wszystkim zadbaj o strukturę Retrospektywy, czyli sposób, w jaki spotkanie jest realizowane
Jeśli prowadzisz retro, pilnuj, aby czas poświęcony na Retrospektywę nie przerodził się w planowanie kolejnego Sprintu lub dyskusję o pomysłach na zmiany w Przyroście. Spotkanie to nie powinno mieć formy luźnej pogadanki, bez konkretnego pomysłu na jej przebieg. Warto ustalić kto rozpoczyna spotkanie (zwykle jest to Scrum Master), jaka jest zastosowana technika dochodzenia do przemyśleń i ustaleń oraz zapewnić możliwość aktywnego udziału każdego uczestnika.
Dobrym przykładem struktury jest ta zaproponowana przez Esther Derby w książce „Agile Retrospectives”.
5 kroków Retrospektywy Sprintu wg książki „Agile Retrospectives”:
- otwarcie Retrospektywy,
- zebranie danych, czyli co się działo w trakcie Sprintu i jakie tematy istotne dla zespołu,
- wygenerowanie spostrzeżeń,
- wygenerowanie konkretnych akcji,
- zamknięcie spotkania
Poniżej opisujemy szczegółowo każdy z kroków tej struktury.
1. Otwarcie Retrospektywy
Podczas pierwszego kroku, czyli otwarcia Retrospektywy, wyjaśnij jaki jest cel tego wydarzenia Scrumowego. Wszyscy uczestnicy spotkania powinni mieć świadomość: po co się spotykamy, co chcemy osiągnąć i do czego dążymy? Zwłaszcza w początkującym Zespole Scrumowym jest to okazją do przypomnienia, na czym polega Scrum i jego poszczególne elementy. Otwarcie Retrospektywy jest też dobrym miejscem na wprowadzenie nowego pracownika do zespołu lub wyjaśnienie planowanego przebiegu spotkania.
Rozgrzewki na początku Retrospektywy
Otwarcie możesz wykorzystać do wprowadzenia ćwiczenia typu „icebreaker” czyli rozgrzewki przed rozmową na trudniejsze tematy. Rozgrzewki przydają się zwłaszcza tym osobom, które zwykle są mniej zaangażowane w dyskusje. Wykonując krótkie ćwiczenie (najczęściej w postaci dość spontanicznej i lekkiej wypowiedzi) Ci bardziej nieśmiali albo wycofani mają już pierwszy krok za sobą w odezwaniu się do pozostałych. W późniejszych etapach spotkania łatwiej będzie im wejść w dyskusję. Jest wiele technik (mniej lub bardziej szalonych), ale sami preferujemy raczej bardziej stonowane podejście. Ważne jest jednak to, by otwarcie potraktować jako szybką rozgrzewkę i rozbudzenie zespołu, więc nie zwróć uwagę, by nie skonsumowało zbyt dużo czasu.
Jednym z prostszych ćwiczeń, jakie możesz zaproponować, jest zadanie całemu zespołowi pytania o to, jak oceniają pracę w ostatnim Sprincie. Poproś o ocenę Sprintu w skali 1-5 przez każdego członka zespołu albo opisanie go jednym słowem. Takie proste pytanie skłania do zastanowienia się nad tym jak się każdemu członkowi Zespołu pracowało, a Tobie jako osobie prowadzącej pozwala szybko rozeznać się jakie są nastroje czy nastawienia różnych osób.
Możesz jako alternatywę na rozgrzewkę wykorzystać technikę Check-in z Core Protocols. To może być bardzo pomocne jeśli wiesz, że czekają Twój Zespół rozmowy na poważne tematy, przykładowo, ponieważ coś w Sprincie poszło bardzo źle.
2. Zbieranie danych
Po otwarciu pora na drugi krok, czyli zebranie danych. W tym etapie zaangażuj wszystkich członków Zespołu Scrumowego w proces definiowania i zbierania wszystkiego, co wydarzyło się w trakcie Sprintu i jest warte omówienia, by na tej bazie uzyskać usprawnienie.
W tym etapie każdy członek zespołu ma okazję wyrazić swój punkt widzenia. Efektem tego jest zebrana (zwykle duża) pula tematów, które z perspektywy zespołu są istotne. Rolą facylitatora jest pozwolenie wszystkim wypowiedzieć się w pełni, a także motywowanie do podzielenia się swoimi spostrzeżeniami i wnioskami, nawet jeśli wyrażają niepopularną myśl. Stąd też istotne jest sformułowanie pytania, na które zespół odpowiada, tak aby było zrozumiałe i zachęcające do wypowiedzi.
Przy zbieraniu danych, tak jak przy otwarciu, można skorzystać z wielu technik. Na początek proponujemy coś prostego, np. technikę Start-Stop-Continue albo Starfish (rozgwiazda).
Ponieważ etap zbierania danych generuje zwykle wiele tematów, ważne, aby osoba moderująca spotkanie doprowadziła do ich grupowania i syntezy, tak aby wchodząc w kolejny etap mieć już wybrane kilka konkretnych z nich. Nie chodzi o to, aby przegadać wszystkie zgłoszone wątki, a wybrać te 3-5 najważniejszych dla Zespołu i na nich się skupić w pierwszej kolejności.
3. Wygenerowanie spostrzeżeń
Gdy masz już zebrane i poukładane dane, przychodzi pora na ich zgłębienie i wygenerowanie spostrzeżeń.
Ponownie pamiętaj o możliwości wypowiedzenia się swobodnie każdego z członków zespołu. Rekomendujemy mocno poeksplorować, jakie Zespół widzi opcje i pomysły na to, jakie są możliwe rozwiązania na dany problem. Spróbuj zachęcić uczestników, by nie „wskakiwali” za szybko w pierwsze rozwiązanie, jakie komukolwiek przyszło do głowy.
Obserwując Retrospektywę, bardzo często można doświadczyć efektu kuli śnieżnej, gdzie każdy z członków dzieli się swoim pomysłem i efekcie wzajemnej inspiracji pojawiają się zupełnie nowe, jeszcze lepsze rozwiązania. Nie wyłoniłyby się one bez dania szansy na podzielenia się wszystkimi opcjami z innymi członkami lub przez szybkie wybranie pierwszego z rozwiązań.
Pamiętaj też, że Twój Zespół nie musi wybierać tylko jednego rozwiązania jako usprawnienie. Jeśli ma to sens w danym kontekście, zaproś członków zespołu do eksperymentu i poproś o przetestowanie kilku rozwiązań jednocześnie albo w niewielkich odstępach czasowych. Gdyby uczestnicy rozmowy usprawnieniowej zbyt mocno zablokowali się na konieczność znalezienia rozwiązania perfekcyjnego, przypomnij Zespołowi, że będą kolejne Sprinty, w których również będzie można zmienić podejście, jeśli wybrany obecnie pomysł jednak się nie sprawdzi.
Przestrzegamy jednak przed narzucaniem przez moderatora swoich przekonań i wprowadzania na siłę swojego z góry ustalonego rozwiązania. Scrum Master powinien moderować grupę, facylitować dyskusję, dorzucić swoje pomysły (jeśli w kontekście dyskusji jest to adekwatne), ale warto powstrzymać się przed narzucaniem swojego zdania.
4. Wygenerowanie akcji
Ten krok struktury Retrospektywy to moment, aby przejść do określenia konkretnych akcji do wykonania. Pora na ustalenie co, kto i kiedy zrobi, by zmienić sposób działania Zespołu Scrumowego. Jeśli przyporządkowywanie się do działań wychodzi w Zespole spontanicznie, sprawdź czy wszyscy dokładnie rozumieją to, co należy zrobić i dlaczego.
Zadbaj o to, by powstał konkretny plan realizacji zadań, a nie tylko lista pomysłów i usprawnień bez żadnych wzajemnych zobowiązań i konkretów. Upewnij się też, że Zespół podjął się takiej liczby akcji, które faktycznie jest w stanie zrealizować w jednym Sprincie (i dalej być w stanie zrealizować Cel Sprintu).
5. Zamknięcie spotkania
Ostatnim krokiem struktury, po tym, gdy są ustalone akcje do wykonania, jest upewnienie się, że cały zespół je akceptuje. Domknięcie spotkania to moment na głośne powtórzenie ustaleń przez Scrum Mastera lub ochotników z zespołu. Mocno rekomendujemy, by zebrać plan działania w formę wizualną, którą łatwo szybko przejrzeć lub do niej wrócić po paru dniach.
Jako osoba facylitująca Retrospektywę pozwól wszystkim na komunikat “nie, jednak nie zgadzam się z tym punktem”. Lepiej, jeśli członek Zespołu przekaże swoje veto w trakcie retro a nie w trakcie Sprintu.
Ile powinna trwać Retrospektywa Sprintu?
Poruszając temat Retrospektywy i jej struktury, warto wspomnieć, że dobrą praktyką jest poukładanie jej czasowo. Określ sobie i uczestnikom czas przewidywany na każdy jej etap i limit czasowy na całość wydarzenia. Jeśli nie masz lepszego pomysłu – zacznij od godziny albo półtora na całe spotkanie.
Pamiętaj, aby być elastycznym – nawet jeśli zadeklarujesz sobie, że otwarcie ma trwać 5 minut, a okaże się, że potrzebne jest jednak więcej czasu, to pozwól sobie na to. To nie jest tak, że każdy krok ma swój z góry nakazany czas. Właściwe wyczucie elementów przychodzi z doświadczeniem i naturalne jest to, że na początku nie zawsze trafisz z dobrym limitem czasowym na ćwiczenie albo całe spotkanie.
Ustalanie struktury Retrospektywy może być trudnym zadaniem zwłaszcza dla początkujących moderatorów i początkujących zespołów. Ważne jest, żeby tylko struktura nie przysłoniła sensu całego wydarzenia, czyli dostarczania lepszej wartości i wdrażania usprawnień.
Może się też zdarzyć tak, że dołączysz na spotkanie z przygotowaną wcześniej strukturą wydarzenia, ale okaże się, że sytuacja wymaga zmiany tego planu. Odważ się w takiej sytuacji na otwartość i nie bój się powiedzieć: „ok, ta technika nie działa w naszym kontekście, spróbujmy czegoś innego”. Podziel się z Zespołem swoimi spontanicznymi pomysłami i nie bój się eksperymentować „na żywo”, jeśli okoliczności Cię do tego zmuszają.
Jeśli chcesz poznać więcej technik, które możesz wykorzystać w swoim zespole to polecamy Ci wspomnianą wcześniej książkę “Agile Retrospectives” oraz stronę Retromat – Plans for Retrospectives. Pamiętaj jednak, że mają one służyć przede wszystkim usprawnieniom, a nie być tylko grą i zabawą samą w sobie. A jeśli nadal czujesz niedosyt wiedzy o tym, czym jest Retrospektywa Sprintu, sprawdź nasz webinar Porządna Retrospektywa Sprintu.
Dodatkowe materiały w temacie „Porządna Retrospektywa Sprintu”
- Manifest Zwinnego Wytwarzania Oprogramowania
- Zasady stojące za manifestem zwinnego wytwarzania oprogramowania
- Scrum Guide w wersji z 2017 roku – Przewodnik po Scrumie
- „Agile Retrospectives” książka autorstwa Esther Derby i Diany Larsen
- Check-In – jeden z kluczowych protokołów
- Starfish diagram – „diagram rozgwiazdy”, jedna z prostych technik generowania obserwacji w zespole
- Retromat – strona z inspirującymi technikami poprowadzenia retrospektyw
📄Transkrypcja nagrania "Porządna Retrospektywa Sprintu"
Poniżej znajdziesz pełny zapis rozmowy z tego odcinka podcastu „Porządny Agile”.
Jacek: Dzisiejszy odcinek poświęcimy na rozmowę o tym, jak przeprowadzić porządne Retro, czyli porządną Retrospektywę. Zaczniemy od zdefiniowania, czym jest Retrospektywa Sprintu? Później przejdziemy do tego, jak zrobić porządną Retrospektywę. Na koniec odcinka podsumujemy całą rozmowę i najważniejsze punkty, które poruszymy. Czym jest Retrospektywa Sprintu? Co to jest dobra Retrospektywa Sprintu, Kuba?
Kuba: Zanim nazwę, zdefiniuję Retrospektywę Sprintu, to coś, co od czego bym wyszedł to, to nawet jeśli nie chcemy perspektywą Scruma, to Retrospektywa Sprintu ma swoje korzenie w ostatniej z wymienionych zasad, stojących za Manifestem Zwinnego Wytwarzania Oprogramowania, czyli wytyczną, czy wskazówkę o tym, że zespoły w trybie ciągłym usprawniają swój proces pracy. To jest dla mnie najważniejsza definicja Retrospektywy, nawet wychodząc trochę właśnie poza takie definicje scrumowe, czy Przewodnika po Scrumie. Retrospektywa Sprintu to jest moment, czy to jest ta regularna okazja, żeby zespół porozmawiał na temat tego, jak usprawnia swój proces pracy we wszystkich możliwych aspektach, bo to łatwo definiować też poprzez przykłady. Usprawnia swój proces pracy jako zespół. Usprawnia swój sposób pracy jako profesjonaliści, czyli swój warsztat pracy. Usprawnia się też jako część organizacji, czyli zespół w kontekście innych zespołów w firmie, w kontekście procesów ogólnofirmowych. No i też jest wymiar, zespół jako jakaś taka cząstka, czy może jedyna forma dostarczania wartości biznesowej. Czyli ta perspektywa, jak nam idzie dostarczanie wartości, dla Klienta, dla Użytkownika, dla odbiorcy. Jak możemy to robić jeszcze lepiej?
Jacek: Wspominasz o Manifeście Agile. Na samym początku, jak jest definiowany, to jest tam też taka formuła mówiąca o tym, że poszukujemy lepszych sposobów wytwarzania oprogramowania. Więc czasami myślę sobie o Manifeście Agile, że to jest tylko taki punkt w czasie, w którym grupa mądrych osób zebrała wiedzę ze swoich głów i nazwała to Manifestem Agile. Natomiast takim absolutnym DNA Manifestu, jest to, że to, co tak naprawdę nas interesuje, to jest poszukiwanie lepszych sposobów pracy. I to szeroko rozumianych. Współpracy między ludźmi, technologii, współpracy z biznesem i tak dalej. Tak więc, jakby samo podejście zwinne, tak się głębiej zastanowić, opiera się na tym, że jedyne czego możemy być pewni to to, że będziemy się zmieniać, że będziemy się usprawniać, że będziemy szukać lepszych sposobów na robienie tego, co robimy dzisiaj.
Kuba: Że będziemy próbować. Bo to nie zawsze jest tak, że prostą drogą do usprawnienia. Czasem będzie też próba, która niekoniecznie wyjdzie. I to też jest OK, bo się ciągle uczymy. Natomiast taka definicja Retrospektywy Sprintu, czysto scrumowa, no to jest to wydarzenie scrumowe, kończące Sprint, kończące iterację, następujące po każdym przeglądzie Sprintu, na którym cały Zespół Scrumowy uczestniczy, rozmawia o tym, jakie są możliwe usprawnienia, wnioskując na bazie do tej pory wykonanego przyrostu, na bazie przepracowanego Sprintu. Dokonuje inspekcji i adaptacji procesu pracy siebie jako Zespołu Scrumowego. I to jest specjalnie taka generyczna formuła, czy generyczna definicja, bo tych rzeczy, które mogą podlegać usprawnieniom, zawsze jest więcej, niż dany zespół jest w stanie przepracować w danym momencie. Zawsze coś jest do poprawy, tu jest jednak ta myśl. Zawsze jest coś do usprawnienia. Zawsze jest coś, co może być jeszcze lepiej.
Jacek: Cieszę się, że wspomniałeś tak wyraźnie o tym, kiedy pojawia się Retrospektywa Sprintu, w sensie, gdzie jest jej miejsce w Sprincie. Dlatego, że często spotykam się z sytuacją, w której Sprint się kończy. Następuje, bądź nie następuje jakaś tam forma przeglądu Sprintu. Częściej nie następuje. Ona się płynnie zamienia w planowanie Sprintu, no bo w sumie jak już mówimy o tym, czego nie dostarczyliśmy, no to od razu przerzućmy w Jirze do kolejnego Sprintu. Dopiero gdzieś później, już po zaplanowaniu Sprintu jest przerwa i zespół podejmuje decyzje – to jeszcze Retrospektywa Sprintu. Jak już mamy Sprint zaplanowany, to zróbmy Retrospektywę. Wydaje mi się, że nie przekreśla nam tych usprawnień, które podczas takiej Retrospektywy się pojawiają, natomiast uważam, że bardzo sensowne jest domknąć kończący się Sprint. Podsumować, zastanowić się, które aspekty pracy chcielibyśmy usprawnić. Jakie eksperymenty chcielibyśmy rozpocząć. Tak, żeby ten nowy Sprint zaplanować już z tą wiedzą, która wypłynęła podczas Retrospektywy. Może się zdarzyć, że te pomysły na usprawnienia, które mamy, one będą dotyczyć już początku Sprintu, czyli planowania Sprintu. Być może inaczej podejdziemy do zastanowienia się, jaką mamy pojemność zespołu? Może trochę inaczej podejdziemy do tematu celu Sprintu? Może trochę inaczej podejdziemy do tego, co będziemy prognozować jako zakres. Tak więc miejsce Retrospektywy w całej tej strukturze uważam, że jest nieprzypadkowe i faktycznie bardzo się trzymam tego, żeby to spotkanie zamykało Sprint, żeby w nowy Sprint wejść z nowymi ustaleniami.
Kuba: Do tych argumentów dodałbym jeszcze to, że zresztą uwypuklone w najnowszej aktualizacji Przewodnika po Scrumie jest też to, że każda Retrospektywa Sprintu powinna kończyć się ustaleniem przynajmniej jednego usprawnienia. Co może w wielu przypadkach, po prostu oznaczać pracę do wykonania. Czyli zespół sobie najpierw zaplanował Sprint. Załóżmy niestety na przykład do pełna, absolutnie nie zostawiając sobie żadnego miejsca. Po czym na przykład wymyślił – nie wiem – w kilka godzin wewnątrz całego Sprintu poświęcimy na jakąś zmianę narzędzi, albo poświęcimy na wymianę wiedzy. I nagle się okazuje, że w najbliższym Sprincie to nie ma już miejsca, bo jest zaplanowany pod korek. Albo wracamy do planowania, wywalamy coś z Backlogu Sprintu, bo podjęliśmy decyzję, że w ramach usprawnienia wrzucamy coś zupełnie innego, coś, czego się nie spodziewaliśmy.
Jacek: Jeśli chodzi o Retrospektywę, myślę, że gdybyśmy się zabawili w takie pytanie – gdybyś miał robić jedno wydarzenie w Scrumie, to jakie byś robił? W ciemno strzelam, że byśmy oboje wskazali, że jest to Retrospektywa Sprintu. Przynajmniej ja powiem za siebie.
Kuba. Tak, zdecydowanie też się z tym zgadzam.
Jacek: Podchodzę do tego w ten sposób. Jeżeli nie mamy nic, ale mamy proces usprawniania się, w jakikolwiek sposób zrealizowany. To najprawdopodobniej, jesteśmy sobie w stanie, tak to formułuję, że matematycznie wyprowadzić kolejne rzeczy. Natomiast, jeżeli nie mamy dobrej Retrospektywy i mamy jakiś tam sposób pracy, to najprawdopodobniej ten sposób pracy będzie się ciągnął często miesiącami, często nawet widzę latami. I spotykam, pracując z Klientami takie zespoły, które od bardzo długiego czasu nie dokonały żadnej dużej, istotnej zmiany. W sensie te zmiany, które robią, są bardzo małe. Moim zdaniem, patrząc z boku, nie mają znaczącego wpływu, jak jako całość działa zespół. Tak więc zdecydowanie, jeżeli miałbyś/miałabyś realizować tylko jedno wydarzeń w Scrumie, zdecydowanie moim zdaniem powinna to być Retrospektywa Sprintu.
Kuba: W pełni się z tym zgadzam. Jeśli mówisz o tym wywodzeniu, no to ja to widzę jako coś takiego, że jeśli chcemy się poważnie zastanowić, jak pracujemy, a o tym jest Retrospektywa Sprintu i chcemy poważnie coś usprawnić, to spora szansa, że wokół cykliczności takiego usprawniania, same nam się pojawią pozostałe sytuacje. Bo na przykład dosyć popularny temat, czy realizujemy te zadania, do których się nazwę to w cudzysłowie, się zobowiązaliśmy, czy zaplanowaliśmy je. No to może się okazać, że ciągła rozmowa o tym, jak lepiej ocenić ile jesteśmy w stanie zrobić, czy dostarczyć wartości, czy zrealizować jakichś zadań, czy ficzerów, czy jakkolwiek to mierzymy, no to jest spora szansa, że jeśli rozmawiamy o tym, żeby to ciągle usprawniać, to nam automatycznie wyjdzie cykl planowania i podsumowania pracy w postaci przeglądów. Jest spora szansa, że jeśli wyjdzie nam w toku ciągłego usprawniania jakaś niedoskonałość komunikacyjna w zespole, to nawet gdybyśmy z jakiegoś powodu nie robili codziennego Scruma, to jest szansa, że może byśmy codziennie sprawdzali po trochu, jak jesteśmy z poprzednimi realizacjami planu i jakbyśmy mogli zaktualizować ten plan i w ogóle, gdzie jesteśmy z tematami, co nas blokuje? Moim zdaniem tutaj od końca patrząc, powiedziałbym tak – przyrost i Retrospektywa po zrealizowaniu jakiegoś przyrostu, jest sporą szansą na to, że tu automatycznie nam cała reszta Scruma sama się nagle pojawi. No i w tym momencie, w takim razie bardzo smutną refleksją jest to, że niestety wiele zespołów akurat z tego wydarzenia scrumowego, dosyć łatwo rezygnują, albo traktują to jako jakiś taki drobny momencik do szybkiego odhaczenia w toku. Jak to powiedziałeś, ja spotykam taki duży moment w Scrumie, w Sprincie – takie Review-Retro-planowanie. Tak naprawdę przyciągające się trochę Review Sprintu, płynnie przechodzące w szybkie planowanie, bo jesteśmy na mega gazie, są jakieś feedbacki. Trzeba było się wytłumaczyć, bo coś nie wyszło. Retro? Szkoda czasu, idźmy do przodu.
Jacek: Powiedzieliśmy trochę o tym, czym jest Retrospektywa. Podkreśliliśmy też, dlaczego jest to ważne spotkanie, w szczególności jeśli pracujemy iteracyjnie. Chcielibyśmy teraz opowiedzieć o tym, co naszym zdaniem ma wpływ na to, żeby taka Retrospektywa była spotkaniem skutecznym, żeby taka Retrospektywa była spotkanie, w którym zespół faktycznie chce uczestniczyć i wierzy w to, że te rzeczy, które na Retrospektywie ustalają, faktycznie mają sens. Pierwsza rzecz, na którą chcielibyśmy zwrócić uwagę, to jest struktura Retrospektywy. Czyli sposób, w jaki to spotkanie jest realizowane. To z czym się bardzo często spotykam, to jest, jak już się pojawi ta Retrospektywa, jak nie ma tego przykładu, o którym przed chwilą mówiłeś, gdzie jakby (antyprzykładu) wszystko się zlewa w jedno godzinne spotkanie. No to jeżeli faktycznie mamy wydzielony czas na Retrospektywę, to bardzo często spotykam coś takiego, że to jest taka bardzo luźna pogadanka. Luźna rozmowa. Powiedziałbym, często bez jakiegoś konkretnego pomysłu. Ktoś tę rozmowę zaczyna. Zdarza się, że to jest Scrum Master. Czasem tę rozmowę rozpoczyna osoba w jakiejś czapce lidera. Czasem jest to jakiś Project Manager, który gdzieś tam w okolicach zespołu funkcjonuje. Natomiast ta rozmowa najczęściej nie prowadzi do zbyt głębokich wniosków, z tego względu, że tak naprawdę, moim zdaniem zespół nie ma w ogóle szansy, żeby się sensownie wypowiedzieć. Jeśli chodzi o strukturę, to bardzo popularną strukturą jest struktura zaproponowana przez Esther Derby w książce „Agile Retrospectives”, która składa się z pięciu prostych kroków. Pierwszy krok, to jest otwarcie Retrospektywy. Drugi krok, to jest zebranie danych, czyli zastanowienie się co się działo w trakcie Sprintu, jakie tematy są dla nas istotne? Trzeci punkt, to jest wygenerowanie spostrzeżeń. Punkt czwarty – wygenerowanie konkretnych akcji. Punkt piąty, to jest zamknięcie. Myślę, że krótko dwa zdania powiemy o tym, jak z takiej struktury możesz skorzystać.
Kuba: Na pewno jest też tak, jeśli chodzi na przykład o otwarcie, to rzeczą, którą często widzę, że zapomina się w zespołach, do których przychodzę (zwłaszcza na samym początku), to jest po prostu wyjaśnienie, jaki jest cel tego wydarzenia scrumowego? Po co się spotykamy? Co chcemy osiągnąć? Do czego dążymy w tym spotkaniu? Po co w ogóle to robimy? To jest na wielu warstwach. Chociażby, zwłaszcza w początkującym zespole to jest coś takiego, że to jest kontekstowa okazja do przypomnienia, na czym Scrum w ogóle polega. Jak go tutaj możemy zrealizować jeszcze raz, właśnie przez inspekcję, adaptację, empiryzm i te rzeczy. Po drugie, w wielu zespołach zdarza się, że ta wiedza jest różnorodna i na przykład mamy nowego członka zespołu, albo kogoś, kto sygnalizuje, że mimo wszystko czegoś tam nie rozumie. Jakieś takie spokojne, krótkie wyjaśnienie, po co to jest, może być bardzo wartościowe. A nawet w zespołach dosyć znanych i w miarę rozeznanych, nikomu nie zaszkodzi w ramach otwarcia spotkania, krótkie przypomnienie, co jest celem. Po co się tu spotykamy? Do czego dążymy? Dla mnie jakby taką składową otwarcia tego spotkania jest na samym początku przypomnienie wymiaru czasowego. Przypomnienie, po co się spotykamy. Przypomnienie o tym, że chcemy tutaj ustalić jakieś kroki usprawnieniowe do najbliższego Sprintu. Są rzeczy, które w ramach otwarcia są realizowane, też inne.
Jacek: Tak, zgadzam się z tym, co mówisz. W szczególności rezonuje ze mną ten aspekt wykorzystywania każdego początku wydarzenia w Scrumie. W szczególności z zespołem, który dopiero uczy się Scruma, żeby przypomnieć tak naprawdę, gdzie jesteśmy w całym Sprincie. Co poddajemy inspekcji? Co poddajemy adaptacji? Dlaczego? To, co będziemy robić przez najbliższy czas, jest ważne, jakby w kontekście całej układanki. Natomiast jeśli chodzi o otwarcie, bardzo często wykorzystuję ten punkt w strukturze, wprowadzając technikę, wprowadzając ćwiczenie, bądź zadając jakieś konkretne pytanie, które ma na celu zastanowienie się, skupienie, spojrzenie trochę w przeszłość, w zeszły Sprint, czasem może trochę dalej niż zeszły Sprint. Tak, żebyśmy za chwilę, kiedy będziemy się zastanawiać, co konkretnie się wydarzyło, jak pracowaliśmy, jaki jest nasz stosunek do tych zdarzeń, żebyśmy mieli świeżo w pamięci, jak nasz Sprint wyglądał. Często zaraz po przeglądzie Sprintu zespoły wskakują w Retrospektywę. Nawet nie ma chwili czasu, żeby dosłownie poświęcić minutę, czy poświęcić dwie minuty nad tym, jak wyglądał ten Sprint. Jak mi się pracowało? Przykładowa jakaś prosta technika to może być poproszenie każdej osoby, żeby oceniła sobie w głowie ten Sprint od 1-5 albo żeby zastanowiła się, jakby miała ten mijający Sprint opisać jakimś jednym wyrazem czy słowem, to co by to było? Te brzmiące banalnie dwa przykłady powodują, żeby jednak tę cyfrę podać, albo ten jeden wyraz opisujący Sprint wyprodukować, no to musimy się zastanowić, OK – jak mi się pracowało? Jak wchodziłem w interakcję z innymi? Jak ten Sprint był udany, bądź nieudany?
Kuba: Wymiar takiego ćwiczenia, jest drugi ważny, że też po prostu zrobiliśmy coś, do czego chcemy zaangażować wszystkich Uczestników. Jeszcze do tego będziemy pewnie w przykładach w dalszej części odcinka wracać. Tutaj z jednym z popularnych kłopotów jest to, że są osoby mniej zaangażowane. No i teraz w pewnym sensie to otwarcie, można potraktować jako taką umowną rozgrzewkę. Jeśli zrobimy szybką, bardzo krótką rundkę jakiegoś ćwiczenia, w którym każdy się musi zastanowić, uspokoić, przypomnieć sobie, że jest już na tym konkretnym wydarzeniu, dokonuje też przy okazji refleksji na temat zrealizowanego Sprintu. Robi jakąś krótką wypowiedź, czy jakieś krótkie ćwiczenie, czy jakąś krótką aktywność, no to można powiedzieć tak umownie, że jest już rozgrzany. Jak już przyjdzie czas dyskutować o różnych rzeczach, proponować różne rzeczy, no to już się obudziliśmy. Już jesteśmy tutaj. Już wiemy, że jest czas działać. Stąd akurat nie przywiązywałbym dużej wagi z perspektywy Scrum Mastera prowadzącego Retrospektywę, do tego, żeby akurat z tej rozgrzewki wynikały jakieś kosmosy, jakieś super ustalenia, czy od razu jakieś wielkie, głębokie przemyślenia. Jakby ucieszmy się z tego prostego faktu, że robimy szybką rundkę. Może jednak dobrze wymieniłeś dwie praktyki. Ja bym dorzucił jeszcze z dwie inne. Na pewno warto pomyśleć, czy by nie wykorzystać praktyki Check-in z Core Protocols, czyli jakby opowiedzenie o swoich emocjach. To może być piekielnie istotne, zwłaszcza jeśli czekają nas jakieś trudne tematy, albo coś w Sprincie poszło na tyle ciężko, że wia