第194回 小グループで効率UP

このポッドキャストは、コンビニの人材育成を支援するこんくり株式会社の提供でお送りいたします。

安：それでは続きまして、BNI東京N.E.リージョンンからConfioirチャプターの山崎善弘さん。
はい、ありがとうございます。どうぞ、おあがりください。ありがとうございます。
さて山崎さんからもたくさんいただいているんですが、その中でちょっと私がぜひこれは聞いてみたいなというか、お話していただきたいなと思うことを取り上げたいと思います。
この仙台リージョンでもフォーラムやってますけども。この全リージョンにフォーラムがあるかわかりませんが…ということでお話いただいてます。
今季初めてその担当になったということで困っていらっしゃるということなんです。
イベント担当という役職なのかなと思うんですけどそのミーティングでフォーラム参加率のコミットメントの発表があるということを初めて、知ったと。
今までそういうことは自分ごとではなかったけれども、初めて自分がその役割を担ったことで自分のことになったと。
あまり低いコミットするっていうのもどうかと思いますが、ミーティング、ビジネスミーティング、定例会と違って縛りのないところでもあって、予定もメンバーさんそれぞれあるのでフォーラム参加の強制ができません。
せめて出欠の入力ぐらいは協力してほしいとアナウンスしますが、なかなか簡単にはいかないということなんです。
そこでご自分ごとと捉えてもらう方法とかイベント担当がストレスを感じることなく継続的に出欠してもらう方法などあれば、ぜひともご共有いただけますと幸いですっていう、そういう話なんですけれども。

山崎：はい。

安：はい、補足ございますか。

山崎：そうですね。確かにイベント担当になる前は出欠の入力、腹の中ではもうほぼほぼ今回ちょっと欠席だなって決まってても押さなかったりっていうのあったんですけども実際。
担当になってみて、してくださいってお願いしてもなかなか押してもらえず、ちょっとギリギリまで予定わかりませんって言われるんですけれども。
リージョンからはやっぱり催促されるし。どうせ多分腹の中では決まってるんでしょってこっちとしては思っちゃったりするんですけれども。

安 ：うん。

山崎： さすがにそういう言い方もできないのでちょっとお願いするしかないんですけども。
なかなかそういう出欠の入力自体もその内容によっては高かったりもするんですけどもっていうところがあってちょっと困っておりますということです。

安：はい、ありがとうございます。
これフォーラムというイベントに限らず、その他のチャプターの対面イベントとかナショナルのイベントとかそういったところにも紐づく本当に大事なところかななんて思うんですけれども、あの山崎さんがもうすぐメンバー歴1年になられるということでそういった意味でもやっぱり先輩メンバーにちょっと言いにくいっていうのももしかしたらあるのかななんてちょっと思いましてこの質問を取り上げさせていただきました。
さて、大野さん。この話いかがでしょうか？

大野：はい。今ちなみにメンバー数がどのくらいの今チャプター

山崎：今、50名です。

大野：50ですか。はい。やっぱりね、人数多くなればなるほどやっぱりそういったイベント担当の方の負担ってやっぱりどうしても大きくならざるを得ないと思うんですけど。
一つその負担を減らす有効な手立てになるかもしれないのは、チャプターをグループ小さいグループに分けてしまう。そこのグループで小グループで何をさせるかっていうのはまた別の話なんですけど。
例えばイベントであれば、その出欠の確認を例えばグループごとにしてもらって、そのグループのリーダーとだけ確認作業を直接する。全員に連絡しなくても例えば5つなら5つ、7つなら7つそれぐらいであれば連絡するのは今メッセージも使えるので、そんなに負担は大きくないと思うんで。
そういう協力してもらうグループ制を導入したりするとイベントごとだけじゃなくていろんなことのコミュニケーションがよりスムーズにできやすくなるので多分結構50人以上のチャットって、そういった形を敷かれてるところが少なくないんじゃないかなと思うんですよね。

安：そうですね。

大野：はい。それだけでもだいぶ負担は軽くなるんじゃないかなと思うんですよね。

山崎：なるほどです。ありがとうございます。

安：確かに、結構班編成っていうんですかね。
グループを組んでいるチャプターもあったりとか、あとコンタクトサークルで組んでいるとかいろんなくくりがあるみたいです。
そういうのを導入していくっていうのは確かに大事ですね。

大野：他に何かこういうアイディアがありますよ、っていう方いらっしゃらないですかね、

安：もしいらっしゃったらぜひ。大声で教えていただけると音声で残ると思います。

大野：あの、あれですか、出欠の返事をなかなかくれないのが課題なのかそれとも参加してもらえないのが課題なんですか。

山崎 ：まずは、出欠の入力からかな。参加率も問題ではあるんですけれども。

大野 ：はい。

山崎 ：まずは出席するのか、欠席するのかその意思表示をはっきりしましょうよ。

大野：なるほど。

山崎：課題かなと。

大野：あともう一つ、あの使えそうかなと思うのは毎週ミーティングをされていてそのときに回答率をアップデートしてグラフか何かで示したり、視覚的に。今オンラインじゃないですか。

安：はい。

大野：あと何%、12%の人がまだ回答いただけてませんのでっていう言うと自分が足引っ張ってるなってのは視覚的に見えたりすると、もしかするとレスポンスが速くなるかなと思うので先ほどのグループ制の導入とあわせて、あの、検討されてもいいんじゃないかなと思いました。

山崎：はい、わかりました。

安：いかがでしょう。

山崎：ありがとうございます。

安：できそうな。

山崎：何か、ずいぶんすっきりしました。

安：よかったです、それはありがとうございます。

山崎：ありがとうございました。

安：ということで、Confioirチャプターの山崎さんでした。ありがとうございました。
結構本当に出欠出るのか出ないのかをはっきりしてほしいっていうのはやっぱりどこのチャプターでもあるあるの問題なのかな、なんて。

大野：ちなみに、私はあんまり得意じゃない方です。

安：そうなんですか。

大野：はい。たまたま見たときぱっと返事できればいいんですけど。
ちょっとこれ微妙だなっていうとやっぱり後回しになっちゃって。

安：はい

大野：忘れちゃうんですよね、やっぱりメッセージとかって流れていっちゃうので。

安：はい、確かに。

大野：やっぱり気がつくと催促されたりしますね。

安：ありがとうございます。催促が来ると、まだ思い出せるんですけどもね、結構催促されないままそのときを迎えてしまうっていうこともあるので。
催促する側もなかなかエネルギーのかかる話ではあるんですが、ぜひ今の方法、皆さんも良かったら試してみてください。ありがとうございます。

第194回 小グループで効率UPはBNI Japan Official Podcastで公開された投稿です。