Praktyki wspierające produktywność osobistą

Poznaj 11 prostych, ale jednocześnie skutecznych sposobów na ogarnięcie własnej produktywności — od listy rzeczy do zrobienia i planowania dnia, po technikę Pomodoro, regularne przerwy i blokadę powiadomień.  Dowiesz się, jak przestać rozgrzebywać milion zadań, jak utrzymać skupienie i jak stworzyć sobie przestrzeń, w której naprawdę da się pracować. To solidny zastrzyk inspiracji dla każdego, kto chce pracować mądrzej, a nie więcej.

Lista rzeczy do zrobienia

Zacznijmy od pierwszej praktyki, listy rzeczy do zrobienia. Co właściwie się za nią kryje? To praktyka inspirowana metodą Getting Things Done. Jej celem jest ograniczenie rozproszenia poprzez przeniesienie wszystkich zadań z głowy na najlepiej konkretną, fizyczną lub elektroniczną listę rzeczy do zrobienia. Im bardziej rozproszona jest praca i im więcej wątków trzeba ogarniać równocześnie, tym łatwiej coś umyka. Zadania potrafią przypominać o sobie w losowych momentach. Takie sytuacje frustrują, stresują i często powodują przerwanie aktualnego zadania, by zająć się czymś zupełnie innym. Im bardziej zróżnicowane są zadania i wątki, tym większe ryzyko zapominania o części z nich. Niezapisane sprawy potrafią przypomnieć o sobie w zupełnie przypadkowych momentach. Niespodziewane przypomnienia wywołują stres, frustrację i często prowadzą do przerwania bieżącej pracy, by zająć się czymś innym.

Regularne korzystanie z list rzeczy do zrobienia pozwala ograniczyć stres i odzyskać spokój. Zamiast nosić wszystkie zadania w pamięci, wystarczy zapisać je na liście i wrócić do nich w odpowiednim momencie. Warto prowadzić kilka oddzielnych list, osobno dla spraw zawodowych, domowych czy prywatnych. Dzięki temu można sięgać po konkretne zadania wtedy, gdy przychodzi na nie czas, a jednocześnie uniknąć niechcianych przypomnień w nieodpowiednich momentach. Dzięki takiemu podejściu nie zdarza się już sytuacja, w której podczas pełnego skupienia, na przykład w trakcie prezentacji, nagle przypomina się o konieczności wysłania oferty lub odpowiedzi na wiadomość. Książkę, na której oparto tę metodę, przeczytaliśmy wiele lat temu. Już wtedy było widać, że wymaga aktualizacji. Część treści powtarzała się, a autor omawiał je kilkakrotnie w różnej formie. Mimo to sama koncepcja nadal ma wartość i zastosowanie. Kluczowym elementem metody jest tzw. Trusted System – jedno zaufane miejsce, w którym można zapisać wszystko, co wymaga uwagi, z pewnością, że nic nie zaginie. Wspomniane wcześniej nagłe przypomnienia o zadaniach w trakcie pracy to zjawisko dobrze znane. W takich sytuacjach warto natychmiast zanotować myśl w zaufanym systemie, na przykład w aplikacji do zarządzania zadaniami  i wrócić do bieżącego zajęcia. Wystarczy kilka sekund, by uniknąć utraty koncentracji i mieć pewność, że nic istotnego nie umknie.

W kontekście produktywności warto dodać, że wiele z praktyk omawianych w tym materiale dotyczy umiejętności utrzymania skupienia i doprowadzania zadań do końca. Jednym z najtrudniejszych rodzajów rozproszenia jest tzw. pętla niekończącego się myślenia o zadaniach, ciągłe przypominanie sobie o nich zamiast faktycznego działania. 

Planowanie dnia 

Sama lista rzeczy do zrobienia jest pomocna, ale kluczowym krokiem jest jej codzienne przejrzenie i świadome zaplanowanie, które z zadań warto, trzeba lub chce się zrealizować danego dnia. Istnieją różne podejścia do momentu, w którym najlepiej zaplanować dzień. Najczęściej planujemy w jednym z dwóch momentów, wieczorem, z myślą o kolejnym dniu, lub rano, tuż przed rozpoczęciem pracy. Zanim rozpoczniesz pracę, przejrzyj listę zadań i określ, co powinno lub może zostać wykonane danego dnia. Wystarczy poświęcić na to od 5 do 15 minut, by rozpocząć dzień z jasnym planem i pewnością, że żadne istotne zadanie nie zostało pominięte.

Ta praktyka łączy się nie tylko z produktywnością, lecz także z ogólną efektywnością osobistą. Przeglądając plan dnia, najlepiej rano, warto ocenić, które zadania są najbardziej wartościowe i realne do wykonania w danym dniu. Celem jest skupienie się na działaniach, które przyniosą największy efekt. Niektóre zadania mogą poczekać, inne mają charakter czysto życzeniowy. To właśnie moment, by podejść do planowania realistycznie i codziennie rano zastanowić się, co rzeczywiście da się wykonać i co będzie najbardziej wartościowe. Warto określić, które z tych działań stanowi priorytet lub najważniejszy punkt dnia. W pracy w metodyce Scrum można to połączyć z koncepcją celu dnia. To konkretne zadanie lub rezultat, który ma być kluczowym osiągnięciem dnia. W ten sposób wcześniejsza praktyka, lista rzeczy do zrobienia, staje się naturalnym źródłem pomysłów na to, jak zaplanować dzień i jakie działania wybrać jako priorytetowe.

Dzielenie pracy na małe kawałki 

Jednym z powodów odkładania pracy lub utknięcia w zadaniach jest ich zbyt duża skala. Próba realizacji zadań o zbyt szerokim zakresie często prowadzi do przeciążenia i braku postępów. Samo wyobrażenie dużego, złożonego zadania może wywoływać zniechęcenie, obawę przed porażką czy poczucie przeciążenia. W efekcie prowadzi to do odwlekania działania lub rozpoczęcia pracy bez realnego postępu. Mogą to być nawet drobne, pojedyncze czynności. Dobrym przykładem jest przygotowanie prezentacji. Przykładowo, przygotowanie godzinnej prezentacji inspiracyjnej można rozłożyć na kilka etapów: wymyślenie tematu, zapisanie pierwszych notatek, utworzenie pliku i podstawowego szkieletu prezentacji (np. strona tytułowa, wstęp, zakończenie). Każdy slajd może stanowić osobne zadanie, podobnie jak końcowy przegląd całej prezentacji. W połączeniu z listą rzeczy do zrobienia takie podejście sprzyja skupieniu. Duże, skomplikowane projekty przekształcają się w serię drobnych, wykonalnych zadań, które można realizować etapami, w dogodnym tempie, dziś, jutro lub wtedy, gdy pojawi się przestrzeń i energia.

Ważnym elementem dzielenia pracy na małe części jest poczucie postępu. Wykonanie nawet drobnego zadania daje szybką nagrodę, satysfakcję z odhaczenia pozycji na liście. W aplikacjach często towarzyszy temu dźwięk lub animacja, które wzmacniają to pozytywne wrażenie. To prosty, ale skuteczny mechanizm psychologiczny motywujący do dalszego działania. Dzielenie pracy na mniejsze elementy ma też wymiar praktyczny – pomaga doprecyzować, co właściwie należy zrobić. W trakcie tego procesu pojawiają się różne możliwe ścieżki realizacji: proste i szybkie, pośrednie lub bardziej rozbudowane. To moment, w którym można ocenić, która z nich najlepiej pasuje do sytuacji. Wybór ścieżki zależy od czasu, dostępnej energii i nastawienia do tematu. Warto rozbić zadanie na krótkie, łatwe do wykonania kroki, które nie budzą oporu przed rozpoczęciem. Kluczowa jest świadomość, że każdy z nich można zrealizować w kilkanaście minut. W tym miejscu działa prosta zasada: gdy już zaczynasz, łatwiej jest kontynuować. Dlatego wykonywanie zadań małymi krokami to skuteczny sposób na przełamanie oporu przed rozpoczęciem pracy. Dzięki temu praca stopniowo się posuwa, a lista zadań realnie się skraca.

Istnieje też dodatkowy efekt uboczny dzielenia pracy, po rozbiciu zadania można zauważyć, że niektóre jego elementy mają większą wartość, a inne są całkowicie zbędne. Warto to świadomie dostrzec już na wczesnym etapie pracy, uporządkować i zdecydować, z których elementów lepiej zrezygnować, szczególnie z tych, które wymagają czasu, a nie wnoszą realnej wartości dodanej, niezależnie od tego, jak jest ona definiowana. Przykładowo, przy przygotowywaniu prezentacji można świadomie pominąć niektóre elementy, jak notatki dla prelegenta. Choć wydają się przydatne, w praktyce często nie wnoszą istotnej wartości, dlatego ich pominięcie pozwala zaoszczędzić czas i skupić się na ważniejszych aspektach.

Skupienie na jednej rzeczy na raz 

Kolejną skuteczną praktyką jest skupienie się na jednej rzeczy. Jej istota polega na konsekwentnym realizowaniu jednego konkretnego zadania od początku do końca, bez równoległego podejmowania innych działań. Nawet jeśli pojawiają się drobne przerwy lub nowe zadania, warto świadomie wracać do pierwotnego tematu, aby uniknąć jego rozciągania w czasie i utraty koncentracji. Po pierwsze, zbyt długie przerwy prowadzą do utraty skupienia, mimo że istniał konkretny powód rozpoczęcia pracy nad danym zadaniem. Po drugie, każde rozproszenie wydłuża całkowity czas realizacji. Choć nie poświęca się wtedy pracy nad zadaniem, jego „cykl życia” procesowo się wydłuża. Realizowanie zadań z przerwami, w kilku podejściach, generuje coraz wyższy koszt czasowy i poznawczy. W efekcie coś, co mogło zająć kilka minut, trwa kilkakrotnie dłużej, ponieważ każde ponowne wejście w zadanie wymaga ponownego „rozruchu” uwagi. Warto ćwiczyć umiejętność utrzymywania skupienia. Częstą pokusą jest podążanie za kolejnymi ciekawymi wątkami, np. otwieranie nowych kart, czytanie artykułów lub analizowanie tematów niezwiązanych z bieżącym zadaniem. Dlatego warto przyjąć zasadę świadomego skupienia, zobowiązania wobec siebie, by doprowadzić rozpoczęte zadanie do końca, odhaczyć je na liście i dopiero potem przejść do kolejnego. Domknięcie pracy daje satysfakcję i poczucie postępu. Najlepiej działa rytm pracy, w którym kolejne zadania są realizowane i domykane po jednym. To przeciwieństwo modelu z wieloma rozgrzebanymi tematami, licznymi otwartymi zakładkami, szkicami wiadomości i plikami w edycji, które rozpraszają uwagę i blokują efektywność. Tak jak komputer spowalnia przy zbyt wielu otwartych oknach, tak samo spada wydajność umysłowa, gdy uwaga jest rozproszona. Zmęczenie narasta szybciej, a efektywność pracy maleje.

Łączenie pracy w paczki

Może się to wydawać sprzeczne z zasadą skupienia na jednej rzeczy, jednak w niektórych sytuacjach świadome grupowanie zadań ma uzasadnienie i przynosi wymierne korzyści. Na czym to polega? Istota tej praktyki polega na łączeniu podobnych zadań w serie lub bloki wykonywane jedno po drugim, w ramach tego samego okresu pracy. Jeśli zadania są do siebie podobne, warto rozważyć ich grupowe wykonanie. Może to przynieść efekt synergii, usprawnić pracę, skrócić czas realizacji lub ograniczyć koszty. Zgrupowanie zadań w bloku czasowym sprzyja również utrzymaniu rytmu i tempa działania.

Dwa przykłady dobrze pokazują, jak można stosować tę praktykę w codziennej pracy. Pierwszym przykładem jest praca z pocztą elektroniczną. Zamiast reagować na każdy przychodzący e-mail i nieustannie sprawdzać skrzynkę, lepiej zaplanować jeden konkretny moment na przetworzenie wiadomości. Wtedy można przejrzeć wszystkie nowe maile i świadomie się nimi zająć.

Można połączyć to podejście z metodą Getting Things Done – jeśli wiadomość wymaga krótkiej odpowiedzi, od razu na nią odpowiadam. Jeśli wymaga więcej czasu, tworzę z niej zadanie do wykonania i archiwizuję e-mail. Dzięki temu skrzynka pozostaje pusta, a żadne zobowiązanie nie ginie. Taki sposób pracy pozwala w krótkim czasie osiągnąć stan „inbox zero”, czyli pustą skrzynkę odbiorczą, co daje poczucie kontroli i porządku.

Drugim przykładem są czynności związane z podsumowaniem miesiąca, głównie w obszarze faktur i finansów, które celowo odkładamy w czasie. W tym przypadku faktury przychodzące trafiają w jedno wyznaczone miejsce. Raz w miesiącu przeprowadzamy pełne rozliczenie: przeglądamy, skanujemy i wysyłamy dokumenty. Choć to nie należy do ulubionych zadań, wykonanie wszystkiego w jednym bloku daje ulgę i satysfakcję, że temat pozostaje zamknięty na kolejny miesiąc.

Warto zwrócić uwagę, że do łączenia pracy w paczki najlepiej nadają się zadania o asymfonicznej naturze, takie, które nie wymagają natychmiastowej reakcji. Przykładowo: na e-mail można odpowiedzieć pod koniec dnia, a księgowa poczeka do uzgodnionego terminu zamknięcia miesiąca. Część zadań naturalnie łączy się w bloki pracy. Nie każde wymaga natychmiastowej reakcji, wiele z nich można zaplanować i wykonać później, w odpowiednim momencie. Warto świadomie grupować podobne czynności, dostosowując sposób pracy do własnych potrzeb i charakteru zadań.

Technika Pomodoro 

Czym właściwie jest technika Pomodoro? To popularna metoda zarządzania czasem i budowania osobistego skupienia. Jej celem jest utrzymanie pełnej koncentracji przez określony, z góry ustalony czas. Nazwa techniki pochodzi od kuchennego minutnika w kształcie pomidora. Zegar symbolizuje ustalenie tzw. timeboxu odcinka czasu, w którym pracujesz w pełnym skupieniu. W tym czasie podejmujemy zobowiązanie wobec siebie, że nie będziesz się rozpraszać, a otoczenie może zauważyć, że jesteśmy zajęci. Polecany odcinek czasu w technice Pomodoro to 25 minut. To wystarczająco długo, by wykonać konkretne zadanie, a jednocześnie na tyle krótko, by łatwo było się zmobilizować i odłożyć inne sprawy na później. Sama metoda jest wyjątkowo prosta – polega na ustaleniu określonego czasu pracy i pełnym poświęceniu się zadaniu w tym przedziale. Po zakończeniu cyklu zrób krótką, świadomą przerwę, odpocząć, oderwać wzrok od ekranu, dać sobie chwilę wytchnienia. Następnie można rozpocząć kolejny cykl, czyli następne „Pomodoro”, kolejne 25 minut w pełnym skupieniu. Praca przebiega więc w rytmie naprzemiennych bloków koncentracji i krótkich przerw.

Wiele osób doświadcza pokusy pracowania tak długo, jak to możliwe, by dopracować każdy szczegół. Dotyczy to zarówno prostych czynności, takich jak napisanie wiadomości e-mail, jak i bardziej złożonych zadań, projektowania grafiki, przygotowywania raportu czy prowadzenia researchu. Gdy nie istnieje wyraźny termin zakończenia pracy, łatwo wpaść w pułapkę niekończącego się dopracowywania i udoskonalania szczegółów. Dlatego warto świadomie określać granice czasu poświęcanego na dane zadanie, na przykład zaplanować trzydzieści minut na research i uznać rezultat uzyskany w tym czasie za wystarczający. Podejście good enough, połączone z ograniczeniem czasu na wykonanie zadania, pozwala uniknąć scenariusza, w którym kolejne godziny upływają na bezskutecznym szukaniu odpowiedzi. W przypadku researchu warto założyć, że jeśli po określonym czasie nie uda się jej znaleźć, należy przerwać poszukiwania i przejść dalej.

Regularne przerwy 

Kolejną techniką, zbliżoną do poprzedniej, są regularne przerwy w pracy. Choć brzmi to podobnie do metody Pomodoro, różni się od niej w szczegółach i w charakterze przerw. Oznacza to, że po 50 minutach pracy robisz regularną, dziesięciominutową przerwę. Czas przerwy powinien być czymś wyraźnie innym niż praca. Tu właśnie leży różnica w stosunku do Pomodoro, w tej metodzie przerwa może być krótsza i spędzona przy biurku, np. na przeczytaniu czegoś lekkiego dla relaksu. W podejściu 50–10 chodzi o przerwę fizyczną. Warto wstać od biurka, przewietrzyć pokój, rozprostować się, zrobić kilka ruchów, by przełamać długie siedzenie. Chodzi o realny odpoczynek od komputera i pracy umysłowej. Często to moment, by spojrzeć przez okno, dolać wody, zrobić kawę. W tym czasie warto skupić się na czymś zupełnie innym niż praca – chodzi o krótkie „naładowanie baterii” i powrót do kolejnego bloku z nową energią. Brak przerw powoduje spadek koncentracji, po około półtorej godziny uwaga zaczyna słabnąć, pojawia się zmęczenie i rozproszenie. Taka dziesięciominutowa przerwa jest potrzebna, by utrzymać skupienie. 

Warto położyć nacisk na fizyczny aspekt przerwy. Niezależnie od tego, czy praca ma charakter kreatywny, intelektualny czy powtarzalny, ciało prędzej czy później zaczyna się domagać odpoczynku, a nasze możliwości koncentracji są ograniczone. Stosowana praktyka 50–10 znalazła potwierdzenie w badaniach, które wskazują bardzo podobne wyniki. Badania pokazują, że optymalny czas pracy to 53 minuty, po których zalecana jest przerwa. Warto wstać, poruszyć się, spojrzeć w niebo, dać oczom odpocząć, zrobić spokojne wdechy, kilka prostych działań związanych z ciałem i chwilą oderwania się. Kulisy nagrywania mogą być przykładem tej praktyki, treść nagraliśmy w trzech blokach pięćdziesięciominutowych. Nawet podczas dłuższego spotkania po około 50 minutach robiliśmy przerwę, mimo pokusy, by dodać jeszcze jeden punkt lub coś poprawić.

Świadomie robiona przerwa jest częścią umowy między współpracującymi osobami lub obietnicą złożoną sobie. Próba „dociągnięcia jeszcze kilku minut” zwykle kończy się zmęczeniem, dlatego lepiej robić przerwy regularnie, by utrzymać energię i produktywność przez cały dzień.

Izolacja od dźwięku otoczenia 

To praktyka, która wydaje się oczywista i zrozumiała, ale dojście do niej często zajmuje trochę czasu. Ponieważ wiele osób wciąż jej nie stosuje, zdecydowaliśmy się ją wymienić. Chodzi o to, żeby w jakimkolwiek otoczeniu, w którym pracujesz, zadbać o możliwość izolacji, na przykład poprzez słuchawki wytłumiające lub muzykę, która sprawia, że mniej rozprasza otoczenie, mniej denerwują odgłosy, koty na korytarzu czy kurier przyjeżdżający do sąsiada, a może akurat do nas. Albo w tym najtrudniejszym scenariuszu, gdy praca odbywa się w biurze typu open space, gdzie naprawdę dużo się dzieje wokół i trudno się skupić. Dlatego warto świadomie zadbać o takie rozwiązanie, czasem nawet zainwestować w jakościowe, może droższe słuchawki, albo muzykę, która uspokaja i pozwala się skupić. Chodzi o to, by nie słyszeć otoczenia, by nie rozpraszało, nie spowalniało i nie irytowało, ponieważ wszystko to przekłada się na to, że każde zadanie trwa dłużej, a jego efekt może być gorszy.

Słuchawki wytłumiające okazały się jednym z największych odkryć w kontekście produktywności. Szczególnie uciążliwe bywały podróże pociągiem, gdzie wciąż brakuje zwyczaju zachowania ciszy w przedziale, a pasażerowie potrafią bez skrępowania prowadzić długie rozmowy telefoniczne. Osoby chcące w tym czasie poczytać książkę lub popracować przy komputerze mają trudność ze skupieniem, gdy w tle słychać czyjeś rozmowy. Możliwość odizolowania się od hałasu i dźwięków otoczenia staje się wtedy prawdziwym wybawieniem. Wystarczy założyć słuchawki, by natychmiast poczuć różnicę – dźwięki otoczenia stają się ledwo słyszalnym tłem, które przestaje przeszkadzać w skupieniu. Cicha muzyka w tle dodatkowo wzmacnia poczucie komfortu i tworzy wrażenie własnej, bezpiecznej przestrzeni do pracy. Co ciekawe, słuchawki nie muszą być używane wyłącznie w hałaśliwym otoczeniu. Nawet podczas pracy w domu mogą stanowić element rytuału, założenie słuchawek i włączenie ulubionej muzyki staje się sygnałem rozpoczęcia pracy. Słuchawki kojarzą się z momentem skupienia i produktywności, dlatego nawet bez potrzeby izolacji pomagają wejść w tryb pracy i utrzymać koncentrację.

Nie padło jeszcze, jaka to muzyka. Dla przykładu można wskazać, jaka muzyka sprawdza się najlepiej, bo ma to znaczenie. W tym przypadku najlepiej sprawdza się muzyka instrumentalna, jazz lub hip-hop w wersji bez wokalu, na przykład składanki podkładów DJ-a Premiera. Znajomość rytmu i brak tekstu sprzyjają skupieniu i utrzymaniu dobrego tempa pracy. Alternatywą i ciekawym odkryciem jest muzyka oparta na określonych częstotliwościach, jak w albumie Deep Healing, wykorzystującym tony o częstotliwości 432 Hz. Nie ma tam słów, to raczej ambient, dźwięki tworzące delikatne tło, które otacza i wycisza. Dobrze sprawdzają się jako przyjemne tło, sprzyjające skupieniu i spokojnej pracy. Muzyka ze słowami utrudnia skupienie, znajome utwory od razu przywołują w pamięci teksty i głosy, co rozprasza uwagę. Natomiast instrumentale – jak muzyka filmowa, spokojna elektronika czy chill-out – tworzą dobre tło do pracy i wspierają produktywność.

Blokada stron niezwiązanych z pracą 

W kontekście wcześniejszego odniesienia do techniki Pomodoro, warto wspomnieć o praktyce blokowania stron niezwiązanych z pracą jako sposobie wspierania skupienia. Zastosowanie takiego rozwiązania wynika z obserwacji powtarzającego się schematu: przy mniej angażujących zadaniach pojawia się impuls, by odwiedzić jedną z „ulubionych” stron, czy to w poszukiwaniu ciekawostek, czy planując coś z zupełnie innego obszaru, np. sezon biegowy. To mechanizm, który w oczywisty sposób obniża koncentrację. Najczęściej ustawia się blokadę na godzinę, a przy większych tematach, na dwie godziny, z założeniem, że w połowie nastąpi przerwa. To forma cichej umowy z samym sobą, że w danym czasie, mimo przerwy, poświęcisz uwagę konkretnemu zagadnieniu. Nawet dziś zdarzają się sytuacje, gdy podczas pracy pojawia się impuls, by odwiedzić jedną z zablokowanych stron. Czasem odruchowo następuje kliknięcie i pojawia się ekran z komunikatem o blokadzie. To moment, w którym pojawia się w duchu taka myśl, za wcześniejszą decyzję o aktywacji blokady. To dobry przykład na to, jak łatwo wpaść w nieprzemyślane decyzje, mózg w poszukiwaniu dopaminy kieruje uwagę ku bodźcom niezwiązanym z pracą. W efekcie tracimy koncentrację i produktywność.

Ta praktyka może być szczególnie bliska osobom, które z niej nie korzystają – i odczuwają skutki braku ochrony przed rozpraszaczami. Wśród typowych pułapek znajdują się strony internetowe, filmy czy inne źródła bieżącej treści. Przykładem może być scrollowanie newsów, czy to na portalach informacyjnych, czy na platformach społecznościowych, takich jak X.com (dawniej Twitter). Wystarczy jedna ciekawa historia, nawet związana z pracą, by skutecznie „zabić” produktywny dzień. Dobrym przykładem jest LinkedIn, źródło zawodowych treści, ale również miejsce, w którym łatwo się zapętlić. Minuty mijają, zamieniają się w godziny, a produktywność dnia znika bez śladu. Nawet jeśli ta praktyka nie została jeszcze wdrożona, warto przyjrzeć się jej bliżej i zainspirować działaniem innych. Warto świadomie wykonać ten krok.

Blokada połączeń i powiadomień 

Nawet jeśli blokada stron nie jest stosowana, warto świadomie kontrolować to, co próbuje odciągnąć uwagę, od komunikatów po połączenia przychodzące. Przykładowo, w trakcie nagrania podcastu (co widać na wersji wideo) telefon ustawiamy w trybie samolotowym. Dzięki temu nikt przypadkiem do nas nie zadzwoni, ale też nie pojawi się żaden komunikat, o SMS-ie, wiadomości w komunikatorze czy jakimś powiadomieniu z aplikacji. Idąc dalej, można, podejść do tego jeszcze bardziej kompleksowo. Chodzi o takie ustawienie komputera i telefonu, żeby te wszystkie połączenia, powiadomienia, wyskakujące okienka, pingnięcia i dźwięki nie rozpraszały. Czasem to działa zupełnie nieświadomie, tuż przed nagraniem może przyjść wiadomość od klienta z pytaniem o współpracę. I już jakiś fragment uwagi przez cały czas zajmuje myśl: co trzeba będzie odpisać, jak się tym zająć. To może skutecznie rozwalić produktywność. Dlatego warto świadomie poustawiać sobie te wszystkie notyfikacje. Najlepiej większość z nich po prostu wyłączyć i zostawić tylko te, które naprawdę są potrzebne, a większość nie jest.

Powiadomienia bywają jednym z największych rozpraszaczy i zdecydowanie warto je eliminować. Gdyby wszystkim aplikacjom na komputerze i telefonie pozwolić na swobodny dostęp, można funkcjonować w stanie ciągłego reagowania na powiadomienia. Przykładem może być silny detoks od mediów społecznościowych. Obecność ograniczona jest w zasadzie wyłącznie do LinkedIna. Inne platformy jak X, Facebook czy Instagram nie są zainstalowane na telefonie, a dostęp na komputerze jest zablokowany przez brak zalogowania. Dodatkowa bariera np. konieczność użycia fizycznego klucza powoduje, że decyzja o wejściu musi być naprawdę świadoma. Często widać osoby, które podczas podróży na przykład w pociągu nieustannie odbierają kolejne powiadomienia. Wystarczy jedna trasa pociągiem, by zobaczyć, jak łatwo można spędzić godzinę, reagując na powiadomienia co minutę. Taki tryb działania trudno sobie wyobrazić, dlatego powiadomienia ograniczone są do absolutnego minimum, wyłącznie tych naprawdę krytycznych. Stosowane są co najmniej dwa poziomy odcięcia: jeden tryb pracy, który całkowicie wycisza wszystko. Żadnych połączeń, komunikatów ani dźwięków. Drugi łagodniejszy tryb „nie przeszkadzać” – pozwala na kontakt, tylko wybranym osobom, rodzinie czy konkretnym osobom oznaczonym jako ważne. Wybrane powiadomienia, od bezpośrednich współpracowników, mają swoją rangę, ale są wyjątkami. Również ustalenie wspólnych zasad kontaktu w zależności od pilności ułatwia zarządzanie powiadomieniami i ogranicza niepotrzebne dystraktory. Świadome zarządzanie wszystkimi bodźcami, którymi świat próbuje bombardować w czasie pracy, może naprawdę mocno podnieść produktywność,o ile pojawi się gotowość, by zrezygnować z FOMO. To przekonanie, że brak bieżących informacji oznacza stratę, może być złudne. Z doświadczenia, nawet jeśli coś zostaje „utracone”, to nie wpływa to na jakość życia. Wiele informacji powiela się w mediach, zmieniają się jedynie nagłówki. Tego typu treści, nawet jeśli powszechnie uznawane za ważne, wcale nie muszą być potrzebne do tak zwanego szczęścia.

W kontekście popularnych rozpraszaczy warto zwrócić uwagę na dwa narzędzia z rodziny Microsoftu Outlook i Teams, szczególnie obecne w środowiskach korporacyjnych. Rekomendacja jest prosta: warto wyłączyć wyskakujące powiadomienia o nowych wiadomościach e-mail. W typowym środowisku biurowym napływ e-maili jest nieprzerwany. Nie ma realnych szans, by nadążyć za wszystkimi wiadomościami. Co gorsza, fragment wiadomości wyświetlony w formie powiadomienia może całkowicie oderwać od wykonywanego zadania. Podobnie jest z komunikatorami w szczególności z Microsoft Teams, gdzie uczestnictwo w wielu kanałach może skutkować nieustannym strumieniem pingnięć, komunikatów i alertów. Warto skorzystać z możliwości systemu operacyjnego – zarówno Windows, jak i macOS i wyciszyć wszystkie niepotrzebne sygnały. Alternatywą może być korzystanie z dedykowanych trybów skupienia, które ograniczają zakłócenia tylko do niezbędnego minimum.

Organizacja przestrzeni do pracy

Tę praktykę warto omówić z dwóch perspektyw. Pierwsza dotyczy przygotowania przestrzeni przed rozpoczęciem pracy. Chodzi o przygotowanie wszystkich elementów niezbędnych do pracy, które, w zależności od osoby, mogą się różnić. Kluczowe jest, by nie trzeba było ich szukać czy po nie wstawać, każda taka czynność to potencjalne rozproszenie.

[Na koniec zachęcamy do refleksji, jak zapewniasz sobie produktywność osobistą, na ile nad tym panujesz, czy budujesz sobie nawyki albo, czy masz nawyki, które produktywność obniżają. Przykładowo: woda, kawa, przybory do pisania czy notatnik, to wszystko powinno znaleźć się w zasięgu ręki. Przejście do innego pomieszczenia, do kuchni, często kończy się niespodziewanym odciągnięciem uwagi. Dlatego przygotowanie wszystkich niezbędnych rzeczy z wyprzedzeniem, w tym zaplanowanie posiłków, pozwala ograniczyć potrzebę odchodzenia od biurka. Każde odejście od stanowiska pracy może wybić z rytmu i utrudnić powrót do skupienia.

Kolejna perspektywa dotyczy fizycznej przestrzeni pracy. Osoby oglądające nagranie mogą dostrzec konkretne przykłady organizacji stanowiska. W zasięgu ręki znajdują się karteczki, notatnik, zapas długopisów, drukarka, a także półka z najczęściej wykorzystywanymi książkami. Dzięki odpowiedniej organizacji przestrzeni można przepracować wiele godzin bez konieczności odchodzenia od biurka. Wszystko, co potrzebne, znajduje się w zasięgu ręki i ogranicza rozpraszacze. Szczególnie przy pracy zdalnej warto oddzielić przestrzeń przeznaczoną do pracy od tej, która służy rozrywce. Pomaga to w zachowaniu skupienia. Im łatwiej dostępny jest rozpraszacz, tym większe prawdopodobieństwo, że odciągnie uwagę od właściwego zadania. Przykładowo: książki o ogrodzie znajdują się w innym pomieszczeniu. Dzięki temu nie rozpraszają w czasie pracy. Jeśli pojawia się potrzeba pracy nad planowaniem ogrodu, trzeba fizycznie zmienić przestrzeń. 

Podsumowując, w materiale znalazło się jedenaście praktyk, które przetestowaliśmy lub regularnie stosujemy. To nie jest zamknięty katalog. Nikt nie ma złudzeń, że wdrożenie dokładnie tych praktyk automatycznie poprawi sytuację w każdej organizacji. Głównym celem było zachęcenie do refleksji nad osobistą produktywnością. Na ile świadomie podchodzi się do zarządzania uwagą i eliminowania przeszkód w skupieniu? Warto zadać sobie pytanie, czy budujesz sobie pozytywne nawyki, które pomagają ci w tej produktywności, albo czy masz takie nawyki, które tą produktywność obniżają i czy zdajesz sobie z nich sprawę i próbujesz coś z nimi robić?

Kolejna refleksja na zakończenie dotyczy możliwości przeniesienia wybranych praktyk z poziomu indywidualnego na poziom zespołowy. Lista zadań do wykonania może funkcjonować jako narzędzie wspólne dla całego zespołu. Wspólne planowanie dnia lub dłuższych okresów pracy to kolejna praktyka, którą można z powodzeniem stosować w grupie. Dzielenie pracy na mniejsze elementy oraz koncentracja na jednym zadaniu w danym momencie to zasady, które dobrze sprawdzają się również w pracy zespołowej. Łączenie w paczki zadań o podobnym charakterze także może przynieść efekty na poziomie całego zespołu. To przykłady działań, które nie muszą pozostawać wyłącznie w sferze indywidualnej, lecz mogą wspierać również zespołową efektywność i organizację pracy.

Jedenaście praktyk poprawy produktywności osobistej, które rekomendujemy i sami stosujemy

• Lista rzeczy do zrobienia
• Planowanie dnia
• Dzielenie pracy na małe kawałki
• Skupienie na jednej rzeczy na raz
• Łączenie pracy w paczki
• Technika Pomodoro
• Regularne przerwy
• Izolacja od dźwięku otoczenia
• Blokada stron niezwiązanych z pracą
• Blokada połączeń i powiadomień
• Organizacja przestrzeni do pracy

Dodatkowe materiały

• Czy zarządzanie czasem działa? Meta-analiza
• Naukowo potwierdzone sposoby na lepsze zarządzanie czasem i większą produktywność
• Produktywność w erze pracy zdalnej: znaczenie wsparcia instytucji publicznych
• Efektywność przerw w procesie samodzielnej nauki: metoda Pomodoro kontra przerwy regulowane przez ucznia

FAQ: Praktyki wspierające produktywność osobistą

Czym różni się produktywność od efektywności?

Produktywność to ilość pracy wykonanej w danym czasie, a efektywność to również wartość tej pracy. W praktyce – osoba produktywna częściej bywa efektywna.

Dlaczego warto mieć listę rzeczy do zrobienia?

Lista rzeczy do zrobienia odciąża pamięć i redukuje stres. Zamiast martwić się, że coś zapomnisz, zapisujesz wszystko w „trusted system” i możesz skupić się na działaniu.

Kiedy najlepiej planować dzień – rano czy wieczorem?

Nie ma jednej reguły czy planować rano, czy wieczorem. Poranne planowanie daje świeże spojrzenie na priorytety dnia. Jeśli wieczorem wolisz zamknąć głowę na noc – to też dobry moment.

Dlaczego duże zadania warto dzielić na małe kawałki?

Małe kroki w realizacji wielkich planów są łatwiejsze do rozpoczęcia i szybsze do ukończenia. To daje dopaminową satysfakcję z postępu i motywuje do dalszej pracy.

Co oznacza „skup się na jednej rzeczy na raz”?

Zasada One Piece Flow: realizujesz jedno zadanie od początku do końca, zanim ruszysz z kolejnym. Dzięki temu unikasz rozproszenia i kończysz więcej zadań w krótszym czasie.

Czym jest „łączenie pracy w paczki”?

Łączenie pracy w paczki to grupowanie podobnych zadań – np. odpowiadanie na maile, wystawianie faktur – w jeden blok czasowy. Pozwala szybciej wejść w rytm i skrócić łączny czas pracy.

Na czym polega technika Pomodoro?

W technice Pomodoro pracujesz w skupieniu przez 25 minut, po czym robisz krótką przerwę. Po kilku takich cyklach – dłuższa przerwa. Prosta metoda, która pomaga utrzymać uwagę i nie przeciążać się.

Na czym polega praktyka 50/10?

Pracujesz 50 minut i robisz 10 minut przerwy. Zrób reset dla ciała i mózgu. Wstań, przewietrz pokój, poruszaj się.

Jak izolować się od dźwięków otoczenia?

Izoluj się od dźwięków otoczenia za pomocą słuchawek wytłumiających lub muzyki bez słów. Taka praktyka pomaga zachować skupienie, nawet w hałaśliwym otoczeniu (np. open space czy pociąg).

Dlaczego warto blokować strony niezwiązane z pracą?

Zablokuj sobie strony, które nie są potrzebne do pracy. Nawet krótkie „zajrzenie na chwilę” często kończy się 20-minutowym rozproszeniem. Aplikacja do blokowania stron to sposób na odzyskanie własnego czasu.

Jak poradzić sobie z powiadomieniami i połączeniami?

Notyfikacje mogą spowolnić Twoją pracę. Wyłącz wszystko, co nie jest naprawdę potrzebne. Ustaw tryb pracy, ogranicz powiadomienia, wycisz komunikatory. Każde „pingnięcie” to utrata skupienia.

Jak organizacja przestrzeni do pracy wpływa na produktywność osobistą?

Dobre zorganizowanie sobie przestrzeni roboczej to zadbanie, by wszystko, co potrzebne, było pod ręką, a rzeczy rozpraszające – poza zasięgiem. Czyste biurko i porządek w otoczeniu przekładają się na możliwość nieprzerwanej pracy w skupieniu.

W jaki sposób prowadzenie listy zadań pomaga w utrzymaniu skupienia?

Robienie listy zadań zapobiega przerywaniu pracy przez nagłe przypominanie sobie o innych obowiązkach. Przy decydowaniu o nowym zadaniu łatwo wrócić do ustalonej listy pomysłów.

Jaki rodzaj zadań najlepiej nadaje się do łączenia w paczki?

Łącz w paczki zadania o charakterze asynchronicznym, które nie wymagają natychmiastowej reakcji. Mogą to też być zadania żmudne albo mało satysfakcjonujące lub takie, które wymagają dodatkowych przygotowań na starcie.

Dlaczego praca nad produktywnością osobistą wpływa na cały zespół?

Produktywność członków zespołu jest skorelowana z efektywnością całego zespołu. Gdy każdy członek działa bardziej świadomie i kończy zadania, zamiast je rozgrzebywać, cała grupa staje się efektywniejsza — mniej chaosu, więcej realnych rezultatów.

Jakie nawyki najbardziej obniżają produktywność?

Tego unikaj: brak planu dnia, reagowanie na powiadomienia w czasie pracy, odkładanie dużych zadań i multitasking. Te drobne, nieświadome zachowania codziennie „zjadają” godziny i obniżają Twoją produktywność.

Od czego najlepiej zacząć, jeśli chcę poprawić produktywność już dziś?

Wybierz jedną praktykę i przetestuj ją przez tydzień — np. planowanie dnia lub przerwy 50/10. Nie próbuj wdrażać wszystkiego naraz; kluczem jest konsekwencja w budowaniu nowego nawyku, a nie skala zmian.

Transkrypcja podcastu „Praktyki wspierające produktywność osobistą„

Poniżej znajdziesz pełny zapis rozmowy z tego odcinka podcastu Porządny Agile.

Jacek: Dzisiaj trochę inny odcinek niż nagrywamy zwykle. Będzie zdecydowanie bardziej z perspektywy osobistej. Natomiast uważamy z Kubą, że wszystko to co dzisiaj powiemy bardzo dobrze aplikuje się do pracy pojedynczego członka zespołu. Ponieważ  sumy efektywnych i produktywnych jednostek uzyskujemy efektywny zespół. Bez skupienia się na poziomie indywidualnym zespół będzie kosztował. Natomiast nie będzie generował tak dużej wartości.

Kuba: Konkretne praktyki, które wymienimy są głównie skupione na produktywności. Rozumiane jako ilości pracy, która dana osoba jest w stanie wykonać w jednej jednostce czasu. Na przykład w jednym dniu i jednym tygodniu. A nie efektywności, tak jak ją wspominamy w naszych dotychczasowych materiałach. Gdzie w efektywności patrzy się też na wartość pracy. Ale, jednak to na poziomie osobistym, na poziomie pojedynczej osoby jest to bardzo silnie skorelowane. Czyli osoba, która jest w stanie zamknąć trzy zadania dowolnego typu w trakcie dnia prawdopodobnie, jakby na to nie spojrzeć, będzie bardziej efektywna niż osoba, który tej zadań nie w stanie zrobić tylko jedno albo ma tak niepoukładany warsztat pracy, że nie robi nic. Tutaj cały odcinek będzie o tym, jak tak poukładać sobie pracę i tak wykonywać zadania, żeby być w stanie kończyć, dostarczać efekty z pracy, którą się ma.

Jacek: Spis treści na dzisiaj, to będzie lista konkretnych praktyk. I wymienimy i omówimy następujące praktyki. Lista rzeczy do zrobienia, planowanie dnia, dzielenie pracy na małe kawałki, skupianie się na jednej rzeczy na raz, łączenie pracy w paczki, technika Pomodoro, regularne przerwy, izolacja od dźwięków otoczenia, blokada stron niezwiązanych z pracą, blokada połączeń i powiadomień, organizacja przestrzeni do pracy.

Kuba: W tym sensie odcinek po prostu składa się z wejścia głębiej w te praktyki. Zacznijmy od pierwszej praktyki, czyli lista rzeczy do zrobienia. Co tutaj mamy na myśli? Jest to praktyka mocno zainspirowana chociażby metodą Getting Things Done, czyli koncepcja tego, żeby nie rozpraszać się myśleniem o tym, co jest do zrobienia, mieć mechanizmy, najlepiej listę rzeczy, konkretną, fizyczną albo elektroniczną, w której zapisywane są rzeczy, które są do zrobienia przez daną osobę. Im bardziej rozproszona nasza praca, im bardziej rozproszona wątki, które mam ja sam na głowie na przykład, tym bardziej zapominam o pewnych sprawach, przypominają one mi się w dość losowych momentach. To mnie denerwuje, to mnie stresuje, to czasami powoduje we mnie przerwanie pracy, którą wykonuję w danej chwili i przełączenie się na jakiś zupełnie inny wątek. Po tym, jak zacząłem sam mocno osobiście stosować listy rzeczy do zrobienia i zapisuję sobie takie listy, po prostu przestałem się martwić, przestałem się tym stresować, tylko po prostu wyrzucam sobie wszystkie te myśli na listę rzeczy do zrobienia. Mam ich kilka, mam jedną do rzeczy do zrobienia takich zawodowych, mam też listę rzeczy do zrobienia w ogrodzie, mam listę rzeczy do zrobienia w domu czy w życiu rodzinnym i z tych konkretnych list czerpię, gdy przychodzi dzień czy moment, żeby zacząć coś z tym robić, ale też na to listę rzeczy wrzucam, żeby się nie martwić, żeby one mi się nie przypominały, żeby mi się w szczególności nie przypominały. W najgorszym możliwym momencie, gdy jestem turbo skupiony na jakiejś prezentacji, a mi się przypomina, że mam wysłać ofertę albo odpowiedzieć na jakiegoś maila.

Jacek: Tak i ja podobnie jak Kuba stosuję też to podejście. Czytałem książkę lata temu, nie wspominam tego najlepiej, bo ta książka już te kilka lat temu miałem poczucie, że wymagałaby trochę odświeżenia, jak również miałem wrażenie, że pewne rzeczy są w dosyć taki powtarzalny sposób zapętlane i omawiane, ale innymi słowami. Niemniej sama ta koncepcja jak najbardziej ze mną rezonuje. W szczególności to autor oryginalnie nazywa Trusted System, o ile dobrze pamiętam, czyli takie jedno miejsce, w którym zawsze wiemy, że możemy pewne rzeczy zapisać i wiemy, że one tam będą. I to co Kuba mówisz o tym, że sobie przypominasz, pewne rzeczy w trakcie, kiedy wykonujesz jakieś konkretne zadania, to mam bardzo podobnie i działa to u mnie w ten sposób, że jeśli mi taka myśl przyjdzie, niepokojąca np. miałem zrobić coś tam, to po prostu wyrobiłem sobie nawyk używania szybko skrótu klawiaturowego, wpisuję to zadanie w moim przypadku akurat do aplikacji To Do List i po prostu zamykam. Całość trwa 3 sekundy, a ja zyskuję pewność, że żadna myśl, która mi przychodzi do głowy i albo jest sensowna, albo ocenię za jakiś czas, czy jest sensowna, wiem, że taka myśl mi nie uleci.

Kuba: Taki komentarz, jak to się przykłada na produktywność, bo to może wprost od nas nie padło, no to tutaj wiele z praktyk, które będziemy wymieniać w dalszej części tego materiału, będzie orbitowała wokół skupienia, wokół kończenia. No i jednym z najtrudniejszych właśnie przerwań to jest taka pętla niekończącego się myślenia o rzeczach, które są do zrobienia, przypominania sobie, próbowania o nich ciągle myśleć zamiast je robić. Więc tutaj jest taki koncept zrzuć je na listę, nie myśl o nich, gdy je nie robisz, albo miej miejsce, z którego zaczerpniesz następną rzecz do zrobienia, gdy będzie właśnie okienko, żeby coś zrobić.

Jacek: Druga praktyka, którą chcemy się podzielić, to praktyka planowanie dnia. Posiadanie listy rzeczy do zrobienia jest bardzo przydatne, natomiast to, co trzeba zrobić w kolejnym kroku z taką listą, to jednak przysiąść i zastanowić się dobrze, to co z tej listy powinienem albo chcę, albo muszę zrobić dzisiaj. Różne ludzie mają podejścia do tego momentu, kiedy występuje planowanie. Takie dwa najpopularniejsze podejścia, które spotykam, to jest albo to jest wykonywane wieczorem na kolejny dzień, albo jest to wykonywane rano. Z mojej perspektywy akurat mi najbardziej działa to planowanie od rana, czyli zanim zacznę jakiekolwiek działania wykonywać w danym dniu, przeglądam sobie tę listę, oceniam, co powinno się wydarzyć dzisiaj albo co chciałbym zrealizować dzisiaj. Poświęcam na to od 5 do 15 minut i tak naprawdę wchodzę w dzień z poczuciem, że o żadnej istotnej rzeczy nie zapomniałem. 

Kuba: I tutaj jest praktyka, która fajnie może się połączyć jednak z efektywnością osobistą, ale nie tylko z produktywnością, czyli przeglądając sobie ten plan dnia, ja też to robię z rana, mogę ocenić, co jest najbardziej wartościowe, co mogę zrobić dzisiaj, co jest realne, że w ogóle zrobię dzisiaj. No i też skupić się właśnie na dokładnie tych rzeczach, które najważniejsze efekty dadzą. Są rzeczy, które mogą poczekać, są rzeczy, które może są tylko takimi chciejkami, fajnie byłoby je zrobić, to jest dokładnie ten moment, żeby być bardzo szczerym względem siebie, codziennie rano się zastanowić, czy da się to zrobić i co spośród tego, co jestem w stanie zrobić jest wartościowe, może co jest takim highlightem dnia, a jeśli stosujemy Scruma, to może tutaj też jest miejsce na taką koncepcję celu dnia. Czyli jakaś rzecz, którą chcę szczególnie osiągnąć, coś, co mnie szczególnie przyświeca. Swoją drogą to się ze sobą łączy, czyli tak jak Jacek to przedstawił, czyli ta lista rzeczy do zrobienia, czyli pierwsza praktyka wymieniona przez nas, no to to może być właśnie takie źródło, z którego czepiemy pomysły na to, jak i co sobie zaplanować na ten konkretny dzień.

Kuba: Trzecią praktyką, którą dorzucamy do puli, to dzielenie pracy na małe kawałki. Jednym z powodów zarówno nie podejmowania zadania, gdyż ewentualnego utknięcia w zadaniach zbyt dużych i takiego rozwleczenia, może być to, że próbujemy przełknąć za duży kawałek, mówiąc potocznie, czyli zabieramy się za jakieś zadanie, które jest za duże. W moim przypadku to jest ewidentnie nawet odwlekanie tego, że sama per